Wie kann ich SAP-Daten mit einer KI abfragen?

Kurz beantwortetSAP-Daten werden mit einer KI abgefragt, indem ein Wissenssystem lesend über OData, RFC und BAPI oder freigegebene Datenbanksichten auf Belege, Stammdaten, Langtexte und Anhänge zugreift, die SAP-Rolle des Fragenden bei jeder Anfrage prüft und die Antwort mit dem Beleg als Fundstelle verlinkt. Der Wert entsteht, wenn SAP-Daten mit Serviceberichten, Zeichnungen und Tickets in einer Antwort stehen. Ein Pilot mit Lesezugriff auf zwei Objektarten dauert zwei bis vier Wochen.

Was heißt „SAP-Daten abfragen“ überhaupt?

Es heißt, eine Frage in eigenen Worten zu stellen und eine Antwort aus SAP zu bekommen, ohne Transaktion, ohne Report, ohne Kollegen aus der IT. „Welche Aufträge für Kunde 4711 hatten im letzten Jahr eine Sonderverpackung?“ „Welches Ersatzteil wurde beim letzten Serviceeinsatz an Maschine 2203 verbaut, und ist es auf Lager?“ „Welche Bestellungen an diesen Lieferanten sind überfällig?“ Jede dieser Fragen hat eine Antwort in SAP. Der Weg dorthin führt heute über drei bis fünf Transaktionen und eine Person, die sie kennt.

Die Antwort einer KI ist dabei nur so gut wie der Weg, auf dem sie die Daten holt, und die Rechte, die sie dabei beachtet. Wer beide Fragen vor dem Funktionsumfang klärt, hat das Wesentliche entschieden. Was die Anbindung in der Praxis verändert, vom Vertrieb bis zum Service, beschreibt edda-Integrationen: SAP, SharePoint, Confluence, E-Mail und Teams.

Wie funktioniert eine KI-SAP-Integration technisch?

In vier Schritten je Anfrage: Die Frage wird verstanden und in eine oder mehrere Abfragen übersetzt. Die SAP-Rolle des fragenden Nutzers wird geprüft, damit er nur sieht, was er in SAP auch sähe. Die Abfrage läuft lesend über OData, RFC und BAPI oder über freigegebene CDS-Sichten. Die Ergebnisse werden mit Dokumenten aus anderen Quellen verknüpft und als Antwort mit Fundstelle ausgegeben, der Beleg selbst per Klick erreichbar.

Drei Zugangswege stehen zur Wahl, und sie unterscheiden sich in Aktualität, Rechten und Last auf dem System. Der Export in Dateien ist in einer Stunde eingerichtet und veraltet ab dem nächsten Tag; Rechte müssen nachgebildet werden. Der lesende Zugriff über OData oder RFC liefert aktuelle Daten und übernimmt die Rechte des Nutzers, kostet aber Einrichtung je Objektart. Eine freigegebene Datenbanksicht oder ein Replikat entlastet das Produktivsystem bei großen Mengen und braucht ein eigenes Rechtekonzept.

Welche KI-Werkzeuge lesen SAP-Inhalte und Belege?

Drei Gruppen: der SAP-eigene Assistent innerhalb der SAP-Oberflächen, Wissensassistenten mit SAP-Anbindung, die SAP-Daten mit Dokumenten aus anderen Systemen verbinden, und Analysewerkzeuge, die Fragen in Datenbankabfragen übersetzen. Die erste Gruppe bleibt in SAP und kennt die Serviceberichte im Netzlaufwerk nicht. Die dritte liefert Zahlen, aber keine Verknüpfung mit Zeichnung oder Ticket. Die zweite ist die, die im Service und im Vertrieb den Unterschied macht, weil die Antwort dort aus mehreren Systemen kommt.

Die Auswahl entscheidet sich an drei Fragen: Liest das Werkzeug Langtexte und Anhänge, oder nur Felder? Übernimmt es die SAP-Rolle des Nutzers je Anfrage, oder hat es einen technischen Nutzer mit Vollzugriff? Zeigt es den Beleg als Fundstelle? Ein Werkzeug mit technischem Nutzer und ohne Fundstelle ist ein Datenschutzproblem mit Suchfunktion. Wie Berechtigungen technisch zur Systemgrenze werden, steht in Berechtigungen als Systemgrenze; welches Protokoll KI-Assistenten inzwischen an Unternehmenssysteme anschließt, erklärt MCP: das Protokoll, das KI-Assistenten an Ihre Systeme anschließt.

SAP-Dokumente durchsuchen mit KI: was ist ein Dokument im SAP-Sinn?

Vier Arten: Belege wie Bestellung, Auftrag, Lieferschein und Rechnung; Stammdaten wie Material, Kunde und Lieferant; Langtexte an Belegen und Positionen, in denen Sachbearbeiter seit Jahren Hinweise hinterlegen; und Anhänge über das Dokumentenmanagement oder die Archivanbindung, also PDF-Zeichnungen, Prüfzeugnisse, gescannte Auftragsbestätigungen. Das Wissen steckt überproportional in den letzten beiden Arten. Ein Werkzeug, das nur Felder liest, findet die Sonderverpackung nicht, weil sie im Langtext der Auftragsposition steht.

Deshalb beginnt die Anbindung mit einer Inventur: Welche Objektarten, welche Langtexte, welche Anhänge, welche Rollen. Meist reichen zwei Objektarten für den ersten Pilot, im Service Auftrag und Material mit Stückliste, im Vertrieb Angebot und Kunde. Wie eine Wissensdatenbank aus diesen Beständen entsteht, ohne Migration, steht in KI mit SAP, SharePoint und Confluence verbinden.

SAP-Wissensdatenbank mit KI: welche Fragen beantwortet sie?

Die Fragen, die heute zwischen SAP und den Dokumenten liegen. Ein Beispiel aus dem Service, vereinfacht: Ein Techniker fragt nach dem Ersatzteil für die Störung an Maschine 2203. Das System holt aus SAP die Stückliste des Auftrags, den Bestand und den letzten Serviceauftrag, aus dem Netzlaufwerk den Servicebericht von vor 14 Monaten und aus dem Ticketsystem den Verlauf. Die Antwort nennt Teil, Bestand, Fundstelle im Bericht und den Kollegen, der es damals getauscht hat. Drei Systeme, eine Antwort, jeder Wert mit Beleg.

Dass der Wert im Service in der Suchzeit steckt, ist gemessen: Bei TROESTER sank die Lösungszeit pro Störung von durchschnittlich sechs Stunden auf 76 Minuten, als Serviceberichte, Handbücher und Ticketverläufe in einer Antwort standen (Fallstudie). SAP-Belege sind in einem solchen System eine weitere Quelle, mit derselben Regel: Antwort nur mit Fundstelle.

Wie starte ich in zwei bis vier Wochen?

Mit zwei Objektarten, Lesezugriff und zwanzig echten Fragen. Das Vorgehen, wie es sich in Anbindungen bewährt hat:

1. Zwanzig Fragen sammeln, die Mitarbeiter heute über mehrere Transaktionen oder über Kollegen beantworten, mit der Zeit, die es dauert. Das ist die Vorher-Zahl.
2. Objektarten und Rollen benennen: zwei Objektarten für den Pilot, dazu die SAP-Rollen der beteiligten Nutzer. Langtexte und Anhänge ausdrücklich einschließen.
3. Zugangsweg wählen: Lesezugriff über OData oder RFC für den Pilot; Datenbanksicht erst bei großen Mengen. Kein Schreibzugriff.
4. Rechte je Anfrage testen mit einem Nutzer, der eine Objektart in SAP nicht sehen darf. Er darf aus ihr keine Antwort bekommen.
5. Zweite Quelle dazunehmen: Serviceberichte oder Angebote aus dem Netzlaufwerk, damit die Antwort mehr zeigt als SAP allein.
6. Zwanzig Fragen nachher stellen, Zeit und Fundstellen prüfen, Entscheidung anhand der Zahl. Dann weitere Objektarten in Stufen.

Was ist mit der Migration auf S/4HANA?

Sie ändert den Zugangsweg, nicht das Prinzip. Ein Wissenssystem, das lesend über Schnittstellen zugreift, wird bei der Migration umgehängt; die Fragen, die Rechtelogik und die Verknüpfung mit Dokumenten bleiben. Wer die Anbindung vor der Migration aufbaut, hat nebenbei die Inventur der Objektarten und Langtexte gemacht, die die Migration ohnehin braucht. Warum das Zeitfenster bis 2027 dafür genutzt werden sollte, steht in Die S/4HANA-Uhr tickt.

Was die SAP-Abfrage per KI nicht leistet

Buchungen bleiben außen vor: Schreibzugriffe kommen, wenn der Lesezugriff ein Jahr sauber gelaufen ist, und dann mit Freigabe durch einen Menschen je Vorgang. Sie ersetzt kein Berechtigungskonzept; sie übernimmt das vorhandene. Sie macht schlechte Stammdaten schneller auffindbar, aber nicht besser. Und sie beantwortet keine Frage, deren Antwort in keinem Beleg, Langtext oder Anhang steht. Dafür bleibt der Kollege, dessen Antwort danach als Notiz am Beleg landet.

Begriffe kurz erklärt

OData

Schnittstellenstandard, über den SAP-Objekte lesend und schreibend erreichbar sind; im Wissenssystem wird nur der lesende Teil genutzt.

RFC und BAPI

Klassische SAP-Funktionsaufrufe. BAPIs sind freigegebene, stabile Funktionen, etwa zum Lesen eines Auftrags oder einer Stückliste.

CDS-Sicht

Freigegebene Datenbanksicht in SAP, die Felder mehrerer Tabellen zusammenfasst und für Auswertungen über große Mengen geeignet ist.

Langtext

Freitextfeld an Belegen und Positionen, in dem Sachbearbeiter Hinweise, Absprachen und Sonderfälle hinterlegen; oft die wichtigste Wissensquelle in SAP.

Fundstelle

Der Beleg, Langtext oder Anhang, aus dem eine Antwort stammt, per Klick in SAP oder im Archiv erreichbar.

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