Systeme integrieren statt ersetzen: die Anschluss-Architektur erklärt
Die teuerste Antwort auf ein Systemproblem lautet: Wir lösen das alte System ab. Sie ist deshalb so beliebt, weil sie sauber klingt. In der Praxis dauert sie zwei Jahre, bindet die besten Leute und endet mit einem System, das dieselben Grenzen hat wie vorher, nur an anderen Stellen.
Eine Integrationsschicht liest über vorhandene Schnittstellen — OData oder RFC bei SAP, Graph API bei Microsoft 365, REST bei Ticketsystemen — und braucht dafür nur Lesezugriff. Sie besteht aus Konnektoren, einem Index, der Fragmente über gemeinsame Schlüssel verbindet, und einer Zugriffsprüfung je Anfrage. Der Inhalt bleibt im Quellsystem führend, deshalb ist Anschließen fast immer günstiger und schneller als Ablösen.
Was Anschließen technisch bedeutet
Eine Integrationsschicht liest über die Schnittstellen, die es ohnehin gibt: OData oder RFC bei SAP, Graph API bei Microsoft 365, REST bei den meisten Ticketsystemen, SMB oder WebDAV bei Netzlaufwerken. Sie schreibt nichts zurück, solange sie das nicht ausdrücklich soll. Lesezugriff genügt für den Anfang, und Lesezugriff ist der Grund, warum Ihre IT dem Vorhaben überhaupt zustimmt.
Aus dem Gelesenen entsteht kein zweiter Datenbestand im Sinne einer Kopie, die veraltet, sondern ein Index mit Verweisen: Wo steht was, wie hängt es zusammen, wer darf es sehen. Der Inhalt bleibt im Quellsystem und bleibt dort auch führend.
Die drei Bestandteile
- Konnektoren: sprechen die Sprache des Quellsystems und holen Inhalte samt Metadaten und Rechten ab.
- Index: verbindet Fragmente über gemeinsame Schlüssel — Auftragsnummer, Chargennummer, Kundennummer, Zeitstempel.
- Zugriffsprüfung: entscheidet bei jeder Anfrage anhand der Rechte des Fragenden, was überhaupt in die Antwort darf.
Warum Ablösen die Grenze nur verschiebt
Ein neues ERP kennt Ihre Zeichnungen nicht, Ihre Mails nicht und Ihre Schichtbücher nicht. Nach der Migration haben Sie ein moderneres System und dieselbe Frage: Wo steht das Erfahrungswissen? Migration löst technische Schulden, nicht das Verbindungsproblem. Beides sind verschiedene Baustellen, und nur eine davon zahlt kurzfristig.
Wann Ablösen trotzdem richtig ist
Wenn der Hersteller den Support beendet, wenn Sicherheitslücken nicht mehr geschlossen werden oder wenn das System den Geschäftsprozess nachweislich blockiert. Dann ist Migration richtig — und die Integrationsschicht bleibt danach genauso nötig wie vorher.
Häufige Fragen
Brauchen wir Schreibzugriff auf unsere Systeme?
Für den Einstieg nicht. Lesezugriff genügt, um Fragen zu beantworten und Zusammenhänge sichtbar zu machen, und er ist deutlich einfacher freizugeben. Schreibende Aktionen wie das Anlegen eines Tickets kommen später und gezielt dazu, jeweils mit eigener Freigabe und Protokollierung.
Entsteht dabei eine Kopie unserer Daten?
Es entsteht ein Index mit Verweisen und Metadaten, nicht ein zweiter führender Datenbestand. Der Inhalt bleibt im Quellsystem, Änderungen dort schlagen durch. Wichtig ist ein Löschkonzept: Bei Vertragsende müssen die Indizes nachweisbar entfernt werden, das gehört in den Auftragsverarbeitungsvertrag.
Was passiert, wenn ein Quellsystem ausfällt?
Antworten aus diesem System sind dann nicht verfügbar oder veraltet, der Rest funktioniert weiter. Wichtig ist, dass das System das kenntlich macht, statt eine alte Antwort als aktuell auszugeben. Ein Indexstand mit Zeitstempel je Quelle gehört deshalb zu den Punkten, die Sie im Auswahlgespräch prüfen sollten.
Wie lange dauert der Anschluss eines Systems?
Bei den gängigen Systemen mit dokumentierter Schnittstelle typischerweise Tage, nicht Monate. Länger dauert regelmäßig nicht die Technik, sondern die Klärung: Wer gibt frei, welche Bereiche sind ausgenommen, wie sind die Rechte gepflegt. Deshalb lohnt es sich, diese Klärung in Woche 1 zu beginnen.
Welche Systeme haben Sie im Einsatz?
Im Raum sehen Sie in vier Akten, wie der Anschluss bei Ihnen aussähe.
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