Prozessautomatisierung·Industrie und Verwaltung
Bevor Sie automatisieren: welcher Prozess trägt die Rechnung?
Die Frage klingt nach Verzögerung, spart aber das meiste Geld. Die Technik ist selten das Problem: Teuer wird der Prozess, der automatisiert wurde, obwohl er zwölfmal im Jahr vorkommt.
Drei Merkmale, und alle drei müssen stimmen.
Ein Prozess eignet sich für KI-Automatisierung, wenn er häufig vorkommt, klar beschreibbar ist und der Aufwand heute überwiegend aus Suchen und Zusammentragen besteht. Fehlt eines der drei, rechnet es sich meistens nicht.
Die Häufigkeit ist dabei das härteste Kriterium und wird am häufigsten übersehen. Ein Vorgang, der zehnmal im Jahr vorkommt, spielt die Einrichtung nie wieder ein, auch dann nicht, wenn er jedes Mal einen ganzen Tag frisst.
Vier Prozesse, die fast immer tragen.
Zahlen aus dokumentierten Projekten: Ausgangslage, Vorgehen und Ergebnis stehen auf der Beweisseite. Sie sind Anhaltspunkte, keine Zusagen: dieselbe Automatisierung wirkt in Ihrem Betrieb anders, je nachdem, wie oft der Fall vorkommt und wie die Daten vorliegen.
Automatisierung mit Regeln und Automatisierung mit KI.
Klassische Automatisierung folgt festen Regeln und braucht strukturierte Daten. Sie ist schnell, billig und zuverlässig, und sie steht still, sobald ein Lieferant sein Rechnungsformat ändert.
KI-gestützte Automatisierung kommt mit dem zurecht, was tatsächlich im Postfach liegt: E-Mails, PDFs, Freitext, abfotografierte Typenschilder. Der Preis dafür ist, dass das Ergebnis nicht bei jedem Durchlauf identisch ausfällt und geprüft werden muss.
Deshalb ist die richtige Antwort selten „entweder oder". Die meisten tragfähigen Lösungen setzen Regeln, wo Regeln reichen, und KI genau dort, wo sie bisher gescheitert sind. Wer nur das eine anbietet, empfiehlt es überall.
Verwandt, aber nicht dasselbe: Prozessoptimierung fragt, ob der Ablauf richtig geschnitten ist. Diese Frage kommt zuerst, denn einen schlechten Prozess zu automatisieren macht ihn schnell, nicht gut.
Einzelne Fälle, ausführlich.
Wo es konkret wird, steht es ausgeschrieben:
- Dokumentenanalyse: Verträge, Lastenhefte und Ausschreibungen maschinell erfassen
- Rechnungsverarbeitung: Eingangsrechnungen prüfen, ohne abzutippen
- E-Mail-Bearbeitung: Anfragen einordnen und weiterleiten
- Produktionsplanung: Umplanung bei Eilaufträgen
- Erst Prozesse aufräumen, dann KI?: warum das oft ein Vorwand ist
- Pilot billig, Rollout teuer: wo die Kosten tatsächlich entstehen
Welcher Prozess bei Ihnen? Dreißig Minuten.
Schildern Sie einen Ablauf, der Zeit frisst. Wir sagen Ihnen, ob er die drei Merkmale erfüllt, und wenn nicht, welcher andere in Ihrem Betrieb es wahrscheinlich tut.
Kurz beantwortet.
Die, die häufig vorkommen, klar beschreibbar sind und heute vor allem aus Suchen und Zusammentragen bestehen: Angebotserstellung, Rechnungsprüfung, Störmeldungen einordnen, Dokumente finden. Nicht geeignet: Vorgänge, bei denen jeder Fall anders liegt und die Entscheidung Erfahrung verlangt.
Häufigkeit × heutiger Zeitaufwand × Stundensatz ergibt die jährliche Belastung. Davon ab geht, was nach der Automatisierung übrig bleibt, plus die Betriebskosten des Systems. Wir rechnen im Workshop zwei Fälle mit Ihren eigenen Sätzen durch, nicht mit Branchendurchschnitten.
Ein Tag für Analyse und Priorisierung, danach meist vier bis acht Wochen bis zu einem lauffähigen Proof of Concept an echten Daten. Der Weg in den Regelbetrieb dauert erfahrungsgemäß länger als der Bau: dort liegen Rechte, Ausfallsicherheit und die Frage, wer es in zwei Jahren betreut.
Meistens nicht, und oft ist es ein Vorwand zum Aufschieben. Was stimmen muss, sind die Daten, die der Prozess erzeugt, nicht das Organigramm drumherum. Wo der Ablauf tatsächlich falsch geschnitten ist, sieht man das am Tag der Analyse, und dann kommt Prozessoptimierung vor Automatisierung.