KI-Prozessautomatisierung · Industrie und Verwaltung
Bevor Sie automatisieren:welcher Prozess trägt die Rechnung?
Diese Frage spart das meiste Geld. Teuer wird selten die Technik. Teuer wird der Prozess, der automatisiert wurde, obwohl er nur zwölfmal im Jahr vorkommt.
Erstgespräch vereinbarenKurz beantwortet
KI-Prozessautomatisierung heißt bei skillbyte: Bevor gebaut wird, steht fest, welcher Prozess sich rechnet. Ein Prozess eignet sich, wenn er häufig vorkommt, klar beschreibbar ist und der Aufwand heute überwiegend aus Suchen und Zusammentragen besteht. Sie beginnen mit einem Workshop-Tag (Potenzialanalyse), an dem wir zwei Fälle mit Ihren Stundensätzen durchrechnen. Danach folgt ein Pilot (Proof of Concept) auf Ihren eigenen Daten. Gewachsene Systeme wie ERP oder Ticketsystem bleiben bestehen. Die KI wird an sie angebunden.
Was sich eignet
Drei Merkmale, und alle drei müssen stimmen.
Ein Prozess eignet sich für KI-Automatisierung, wenn er häufig vorkommt, klar beschreibbar ist und der Aufwand heute überwiegend aus Suchen und Zusammentragen besteht. Fehlt eines der drei, rechnet es sich meistens nicht.
- 01Häufigtäglich bis wöchentlich
- 02Beschreibbarein Mensch kann Regeln nennen
- 03Suchlastigviel Arbeitszeit geht beim Suchen verloren
Die Häufigkeit ist das härteste Kriterium und wird am häufigsten übersehen. Bei einem Vorgang, der zehnmal im Jahr vorkommt, rechnet sich die Einrichtung nie, selbst wenn er jedes Mal einen ganzen Tag kostet.
Was sich in der Praxis rechnet
Was Automatisierung in Projekten bewirkt hat.
- Zeit bis zum Angebot, typisch
- 3 Wo < 24 h
- CO₂-Bilanz, TROESTER
- 97,5 % der Posten ohne Korrektur
- Planungsassistent, Fertigungsbetrieb
- +12 Prozentpunkte Liefertreue
- Rechnungen, TROESTER
- 2.501 gelesen
CO₂-Bilanz bei TROESTER: 2.501 Rechnungen gelesen, 97,5 % der 6.563 Posten ohne Korrektur, gemessen. Planung: +12 Prozentpunkte Liefertreue nach drei Monaten, Planungsassistent in einem Fertigungsbetrieb. Angebote: typischer Wert aus Projekten. Weitere Fälle mit Ausgangslage, Vorgehen und Ergebnis stehen unter „Beweis aus dem Betrieb“. Die Werte sind Anhaltspunkte und keine Zusagen. In Ihrem Betrieb wirkt dieselbe Automatisierung anders, je nachdem, wie oft der Fall vorkommt und wie die Daten vorliegen.
Fragen aus der Praxis · ROI-Messung KI-Einführung
Wie messe ich den ROI einer KI-Einführung?
Den ROI einer KI-Einführung messen Sie mit einer Vorher-Zahl, die vor dem Start erhoben wird, und derselben Messung nach dem Pilot. Häufigkeit mal heutiger Zeitaufwand mal Stundensatz ergibt die jährliche Belastung. Davon ab gehen der verbleibende Aufwand nach der Automatisierung und die Betriebskosten des Systems. Bei TROESTER hat die KI für die CO₂-Bilanz rund 2.500 Rechnungen gelesen. Gemessen blieben 97,5 % der Posten ohne Korrektur. Von Hand hätte dieselbe Auswertung Position für Position geschätzt 210 bis 420 Stunden gekostet.
Die Rechnung im Detail: KI-Lösung: ROI nachweisen und Business Case für KI im Mittelstand rechnen.
Welche Kennzahlen belegen den Nutzen?
Kennzahlen, die es im Betrieb schon gibt: Bearbeitungszeit je Vorgang, Vorgänge je Woche, Rückfragen je Schicht, Zeit bis zum Angebot, Stillstandsstunden. Sie kommen aus ERP, Ticketsystem, Postfach oder einer Strichliste am Workshop-Tag. Eine Kennzahl, die erst für das Projekt erfunden wird, überzeugt weder Geschäftsführung noch Controlling. Welche der CFO sehen will: KI-Kennzahlen, die der CFO sehen will.
Wie stelle ich sicher, dass ein KI-Projekt sich rechnet, bevor es startet?
Drei Bedingungen: Der Vorgang kommt täglich bis wöchentlich vor, die Vorher-Zahl ist erhoben, und ein Abbruchkriterium ist vereinbart, etwa eine Trefferquote, unter der der Pilot endet. Am Workshop-Tag rechnen wir zwei Fälle mit Ihren Stundensätzen durch und raten ab, wo es sich nicht lohnt. Was das Abbruchkriterium leistet: Abbruchkriterium für den KI-Pilot definieren; wo die Kosten nach dem Pilot entstehen: KI-Kosten nach dem Pilot.
| Größe | Woher am Workshop-Tag | Beispiel |
|---|---|---|
| Häufigkeit | Ticketsystem, Postfach, ERP: Vorgänge je Woche | Täglich bis wöchentlich, sonst rechnet es sich selten |
| Zeit je Vorgang heute | Stoppuhr an fünf echten Fällen, Aussage der Bearbeitenden | TROESTER: 5 bis 10 Minuten je Rechnung von Hand (Schätzung) |
| Zeit je Vorgang danach | Messung im Pilot mit derselben Methode | Bei TROESTER gemessen: Anteil der Posten ohne Korrektur (97,5 %), nicht die Zeit |
| Stundensatz | Ihre eigenen Sätze aus dem Controlling | Keine Branchendurchschnitte |
| Betriebskosten | LLM-Kostenrechner, Hosting, Wartung, Zuständigkeit | Cloud-Modell oder eigene Hardware, je nach Nutzung |
Fragen aus der Praxis · Legacy-Systeme modernisieren
Wie modernisiere ich ein gewachsenes ERP ohne Neustart?
Ein gewachsenes ERP modernisieren Sie ohne Neustart, indem das Kernsystem stehen bleibt und neue Funktionen daneben entstehen: Eine Anbindungsschicht liest Aufträge, Stücklisten und Belege über bestehende Zugänge oder Exporte. Die KI-Automatisierung arbeitet auf diesen Daten. Ihr Team arbeitet im ERP weiter wie bisher. Jede neue Funktion ersetzt einen Handgriff außerhalb des Kernsystems, keinen Bestandteil davon. So entstehen Ergebnisse in Wochen, und die Ablösung bleibt eine Option statt einer Voraussetzung.
Warum das im Mittelstand besser trägt als ein Komplettaustausch: Warum Rip-and-Replace im Mittelstand scheitert und Systeme integrieren statt ersetzen.
Kernsystem ablösen: wann sich der Neustart trotzdem lohnt
Die Ablösung lohnt sich, wenn eine von drei Bedingungen gilt: Der Hersteller stellt die Wartung ein, das System lässt sich nicht mehr anbinden, oder die Datenqualität im System selbst ist das Problem. Auch dann wird schrittweise abgelöst, Funktion für Funktion im Parallelbetrieb, mit der Anbindungsschicht als Brücke. Die Entscheidungskriterien: Legacy-System ablösen oder modernisieren? und Modernisierung im Parallelbetrieb.
KI-Unterstützung bei der Modernisierung: Altcode lesen, Regeln herausziehen
KI hilft bei der Modernisierung an drei Stellen: Sie liest Altcode und beschreibt, was er tut; sie zieht Geschäftsregeln heraus, die nur noch im Code stehen; und sie erfasst Anbindungen, die niemand mehr dokumentiert hat. Das ersetzt keine Architekturentscheidung, verkürzt aber die Wochen, in denen sonst jemand Quelltext liest. Vertiefung: KI und Legacy-Code: was wirklich geht, Geschäftsregeln aus Altcode extrahieren, Legacy-Anbindungen inventarisieren.
| Kriterium | Anbindung neben dem Kernsystem | Schrittweise Ablösung im Parallelbetrieb | Komplettablösung zum Stichtag |
|---|---|---|---|
| Zeit bis zum ersten Ergebnis | Wochen | Monate je Funktion | Jahre bis zum Regelbetrieb |
| Risiko für den laufenden Betrieb | Gering, Kernsystem bleibt unverändert | Mittel, je Funktion begrenzt | Hoch, ein Stichtag für alles |
| Rolle der KI | Automatisierung auf gelesenen Daten | Altcode lesen, Regeln herausziehen, Anbindungen finden | Datenmigration prüfen, Abnahme vorbereiten |
| Passt, wenn | System läuft stabil, Zugänge oder Exporte vorhanden | Wartungsende absehbar, einzelne Module überaltert | Datenqualität im System selbst ist das Problem |
Der Unterschied
Regeln und KI haben verschiedene Stärken.
Klassische Automatisierung
Folgt festen Regeln und braucht strukturierte Daten. Sie ist schnell, günstig und zuverlässig. Sie steht still, sobald ein Lieferant sein Rechnungsformat ändert.
KI-gestützte Automatisierung
Kommt mit dem zurecht, was tatsächlich im Postfach liegt: E-Mails, PDFs, Freitext, abfotografierte Typenschilder. Dafür fällt das Ergebnis nicht bei jedem Durchlauf identisch aus und muss geprüft werden.
Deshalb ist die richtige Antwort selten „entweder oder“.
Die meisten tragfähigen Lösungen setzen Regeln, wo Regeln reichen, und KI genau dort, wo Regeln bisher gescheitert sind. Wer nur das eine anbietet, empfiehlt es überall.
Verwandt, aber nicht dasselbe: Prozessoptimierung fragt, ob der Ablauf selbst sinnvoll aufgebaut ist.
Diese Frage kommt zuerst. Automatisierung macht einen schlechten Prozess schneller, aber nicht besser.
Themen
Fünf Themen im Detail.
Jede Seite beantwortet die Fragen ihres Themas. Wer zuerst rechnen will: die Rechner, ohne Anmeldung.
Vertiefung
Einzelne Fälle, ausführlich.
Welcher Prozess rechnet sich bei Ihnen? Das klären wir in 30 Minuten.
Schildern Sie einen Ablauf, der Ihr Team viel Zeit kostet. Wir sagen Ihnen, ob er die drei Merkmale erfüllt, und wenn nicht, welcher andere in Ihrem Betrieb es wahrscheinlich tut.
Kurz beantwortet.
Die, die häufig vorkommen, klar beschreibbar sind und heute vor allem aus Suchen und Zusammentragen bestehen: Angebotserstellung, Rechnungsprüfung, Störmeldungen einordnen, Dokumente finden. Ungeeignet sind Vorgänge, bei denen jeder Fall anders liegt und die Entscheidung Erfahrung verlangt.
Häufigkeit mal heutiger Zeitaufwand mal Stundensatz ergibt die jährliche Belastung. Davon ab geht, was nach der Automatisierung übrig bleibt, plus die Betriebskosten des Systems. Die Vorher-Zahl wird vor dem Start erhoben und nach dem Pilot mit derselben Methode nachgemessen. Am Workshop-Tag rechnen wir zwei Fälle mit Ihren eigenen Sätzen durch.
Kennzahlen, die es im Betrieb schon gibt: Bearbeitungszeit je Vorgang, Vorgänge je Woche, Rückfragen je Schicht, Zeit bis zum Angebot, Stillstandsstunden. Sie kommen aus ERP, Ticketsystem, Postfach oder einer Strichliste am Workshop-Tag. Bei der CO₂-Bilanz von TROESTER war es der Anteil der Posten ohne Korrektur: 97,5 %, gemessen.
Drei Bedingungen: Der Vorgang kommt täglich bis wöchentlich vor, die Vorher-Zahl ist erhoben, und ein Abbruchkriterium ist vereinbart. Am Workshop-Tag rechnen wir zwei Fälle mit Ihren Stundensätzen durch. Trägt keiner, steht das am selben Tag fest.
Indem das Kernsystem stehen bleibt und neue Funktionen daneben entstehen: Eine Anbindungsschicht liest Aufträge, Stücklisten und Belege über bestehende Zugänge oder Exporte. Die KI-Automatisierung arbeitet auf diesen Daten. Ihr Team arbeitet im ERP weiter wie bisher. Jede neue Funktion ersetzt einen Handgriff außerhalb des Kernsystems.
Wenn der Hersteller die Wartung einstellt, sich das System nicht mehr anbinden lässt oder die Datenqualität im System selbst das Problem ist. Dann wird schrittweise abgelöst, Funktion für Funktion im Parallelbetrieb, mit der Anbindungsschicht als Brücke, statt in einem Neustart an einem Stichtag.
Die Analyse ist ein Workshop-Tag. Wie lange der Pilot dauert, legen wir danach anhand des Falls fest. Der Weg in den Regelbetrieb dauert erfahrungsgemäß länger als der Bau. Dort liegen Rechte, Ausfallsicherheit und die Frage, wer das System in zwei Jahren betreut.
Meistens nicht, und oft ist es ein Vorwand zum Aufschieben. Was stimmen muss, sind die Daten, die der Prozess erzeugt. Wo der Ablauf tatsächlich falsch aufgebaut ist, sieht man das am Workshop-Tag, und dann kommt Prozessoptimierung vor Automatisierung.
Weiterführend