Der KI-Business-Case im Mittelstand: so rechnen Sie ihn sauber

Schritt 1: Den Engpass in Zeit übersetzen

Jeder KI-Nutzen beginnt bei einer eingesparten oder vermiedenen Stunde. Wie oft passiert der Vorgang pro Monat, wie lange dauert er heute, was kostet die Stunde voll belastet? Ein Angebot, das statt drei Wochen einen Tag braucht, oder eine Rückfrage an den Experten, die von zwanzig Minuten auf zwei fällt – das sind die Rohdaten Ihres Cases.

Schritt 2: Vermiedene Fehler dazurechnen

Der größte Hebel steht selten in der Zeitersparnis, sondern in vermiedenen Fehlern: ein falsch kalkuliertes Angebot, ein zu spät erkannter Planungskonflikt, ein verlorener Auftrag. Setzen Sie hier konservativ an – lieber eine belegbare kleine Zahl als eine große, die niemand glaubt.

Schritt 3: Die vergessenen Kosten offenlegen

• Datenaufbereitung und Anbindung an ERP, MES oder SharePoint – der stille Hauptaufwand.
• Betrieb und Modellpflege nach dem Go-live, nicht nur die Einführung.
• Interne Zeit für Tests, Freigaben und Change – sie ist real, auch wenn sie nicht auf einer Rechnung steht.

Schritt 4: Amortisation statt Bauchgefühl

Stellen Sie den Jahresnutzen den Gesamtkosten des ersten Jahres gegenüber. Alles unter zwölf Monaten Amortisation ist im Mittelstand ein starker Case; alles unter sechs Monaten setzt sich von selbst durch. Wichtiger als die exakte Zahl ist, dass sie aus Ihren eigenen Daten stammt und der Finanzchef jeden Schritt nachvollziehen kann.

Der Abkürzungsfehler

Rechnen Sie den Case nicht am Reißbrett, sondern messen Sie ihn. Ein zweiwöchiger Check an echten Daten liefert die Eingangsgrößen sauberer als jede Schätzung – und nimmt der Diskussion die Luft, weil die Zahl belegt ist statt geschätzt.