Der KI-Business-Case im Mittelstand: so rechnen Sie ihn sauber

Was der Finanzchef sehen will

Ein Finanzchef prüft einen Business-Case nach drei Dingen: Woher kommt jede Eingangsgröße, was passiert mit dem Ergebnis, wenn die größte Eingangsgröße um ein Drittel kleiner ausfällt, und wann ist das Geld zurück. Ein Case, der diese drei Fragen beantwortet, wird in unserer Erfahrung genehmigt, auch wenn die Zahl klein ist. Ein Case mit großer Zahl und unklarer Herkunft wird vertagt, und Vertagung heißt im Mittelstand meistens: nie. Die Methode dafür hat vier Schritte, und sie funktioniert für einen Wissensassistenten in der Instandhaltung genauso wie für einen Angebotsassistenten im Vertrieb.

Welche Kennzahlen der Finanzchef darüber hinaus sehen will, und in welcher Form, steht in KI-Kennzahlen, die der CFO sehen will. Die vier Schritte im Einzelnen:

Schritt 1: Den Engpass in Zeit übersetzen

Jeder KI-Nutzen beginnt bei einer eingesparten oder vermiedenen Stunde. Drei Fragen liefern die Rohdaten: Wie oft passiert der Vorgang pro Monat? Wie lange dauert er heute, gemessen und nicht geschätzt? Was kostet die Stunde voll belastet, also mit Lohnnebenkosten, Arbeitsplatz und Führung? Ein Angebot, das statt drei Wochen einen Tag braucht, oder eine Rückfrage an den Experten, die von zwanzig Minuten auf zwei fällt, das sind die Rohdaten Ihres Cases. Die Formel ist einfach: Häufigkeit pro Jahr mal eingesparte Stunden je Vorgang mal Vollkostensatz ergibt den Zeitnutzen pro Jahr.

Zwei Fallen lauern hier. Erstens die Dauer: Gefragt „Wie lange dauert das?“ antworten Menschen mit der Dauer eines guten Tages. Nehmen Sie die Kalender der letzten vier Wochen oder die Zeitstempel im Ticketsystem, und Sie erhalten die Dauer eines normalen Tages, die in unserer Praxis deutlich höher liegt. Zweitens der Vollkostensatz: Wer mit dem Bruttolohn rechnet, unterschätzt den Nutzen, wer mit dem Umsatz je Mitarbeiterstunde rechnet, überschätzt ihn. Der Vollkostensatz aus dem Controlling ist die Zahl, die der Finanzchef selbst verwendet, deshalb nehmen Sie die.

Schritt 2: Vermiedene Fehler dazurechnen

Der größte Hebel steht selten in der Zeitersparnis. Er steht in vermiedenen Fehlern: ein falsch kalkuliertes Angebot, ein zu spät erkannter Planungskonflikt, ein verlorener Auftrag, eine Stunde Maschinenstillstand, weil die Störung in der Nachtschicht niemand lösen konnte. Für jede Fehlerart brauchen Sie drei Zahlen: Wie oft im Jahr, was kostet ein Fall, und welchen Anteil davon verhindert die KI realistisch. Setzen Sie hier konservativ an, lieber eine belegbare kleine Zahl als eine große, die niemand glaubt. Wer beim dritten Faktor mehr als die Hälfte ansetzt, muss das mit einem Pilot belegen können.

Die Kosten je Fall sind oft schon irgendwo gerechnet. Was eine Stunde Stillstand kostet, ergibt sich aus Deckungsbeitrag, Personal und Anlaufverlusten; die Rechnung dafür steht in Stillstandskosten pro Stunde berechnen. Was der Weggang eines Wissensträgers kostet, hat eine eigene Formel, beschrieben in Wissensverlust-Kosten berechnen. Beides sind Zahlen, die der Finanzchef kennt oder in einer Stunde nachvollziehen kann, und genau deshalb tragen sie den Case.

Schritt 3: Die vergessenen Kosten offenlegen

Ein Case, der nur die Lizenz auf der Kostenseite hat, fliegt beim ersten Nachrechnen auf. Die Kosten des ersten Jahres bestehen aus fünf Blöcken, und nur der erste steht im Angebot des Anbieters.

• Datenaufbereitung und Anbindung an ERP, MES oder SharePoint: der stille Hauptaufwand. Fragen Sie den Anbieter nach einer Pauschale je System oder nach dem Tagessatz und der geschätzten Zahl der Tage, und schreiben Sie beides in den Case.
• Betrieb und Modellpflege nach dem Go-live, nicht nur die Einführung: Nutzungskosten je Anfrage oder je Monat, Modellwechsel, ein Ansprechpartner im Haus. Warum diese Kosten nach dem Pilot oft sprunghaft steigen, beschreibt KI-Kosten explodieren nach dem Pilot.
• Interne Zeit für Tests, Freigaben, Schulung und die Beteiligung des Betriebsrats nach BetrVG § 87: Sie ist real, auch wenn sie nicht auf einer Rechnung steht. Rechnen Sie mit den Stunden der beteiligten Personen zum Vollkostensatz.

Wie sich diese Blöcke über drei Jahre zu Gesamtbetriebskosten summieren und welche Betriebsform dabei welche Kosten treibt, zeigt KI-Kosten im Griff: TCO im Mittelstand.

Schritt 4: Amortisation aus eigenen Zahlen

Stellen Sie den Jahresnutzen aus Schritt eins und zwei den Gesamtkosten des ersten Jahres aus Schritt drei gegenüber. Die Amortisation in Monaten ist Gesamtkosten Jahr eins geteilt durch Jahresnutzen, mal zwölf. Alles unter zwölf Monaten Amortisation ist im Mittelstand ein starker Case; alles unter sechs Monaten setzt sich von selbst durch. Wichtiger als die exakte Zahl ist, dass sie aus Ihren eigenen Daten stammt und der Finanzchef jeden Schritt nachvollziehen kann. Rechnen Sie den Case deshalb immer zweimal: einmal mit Ihren Werten, einmal mit dem Nutzen um 30 Prozent gekürzt. Hält der Case auch dann unter zwölf Monaten, ist er robust. Hält er nur in der ersten Variante, wissen Sie, welche Eingangsgröße Sie vor der Entscheidung messen müssen.

Wie sieht eine Beispielrechnung mit gemessenen Zahlen aus?

Im Zwei-Wochen-Pilot bei TROESTER, einem Maschinenbauer mit zwölf angebundenen Systemen, sank die Lösungszeit pro Störung von rund sechs Stunden auf 76 Minuten. Das ist eine gemessene Eingangsgröße für Schritt eins, und sie zeigt, wie sich der Case daraus aufbaut.

Die Differenz von 4,7 Stunden je Störung ist die Zahl, mit der gerechnet wird. Was fehlt, sind zwei betriebseigene Größen: die Zahl der Störungen pro Jahr, die diesen Weg nehmen, und der Vollkostensatz der beteiligten Personen. Angenommen, ein Betrieb zählt 200 solcher Störungen im Jahr und rechnet mit einem Vollkostensatz von 70 Euro je Stunde, dann ergibt Schritt eins rund 65.800 Euro Zeitnutzen pro Jahr. Dazu kommt Schritt zwei: Wenn ein Teil dieser Störungen die Anlage stehen lässt, zählt jede eingesparte Stunde zusätzlich mit den Stillstandskosten. Die 200 Störungen und die 70 Euro sind hier Annahmen zur Anschauung; im echten Case stehen an ihrer Stelle die Zahlen aus Ihrem Ticketsystem und Ihrem Controlling. Genau das ist der Punkt: Die Methode liefert die Struktur, der Pilot liefert die Dauer, Ihr Betrieb liefert Häufigkeit und Satz.

Das Rechenblatt führt durch alle vier Schritte mit Feldern für jede Eingangsgröße und ihre Quelle: Business-Case-Rechenblatt als druckbares Arbeitsblatt (PDF) herunterladen. Wie sich derselbe Aufbau für den Angebotsprozess füllt, zeigt Angebotsprozess: ROI rechnen.

Der Abkürzungsfehler

Rechnen Sie den Case nicht am Reißbrett. Messen Sie ihn. Ein zweiwöchiger Check an echten Daten liefert die Eingangsgrößen sauberer als jede Schätzung und nimmt der Diskussion die Luft, weil die Zahl belegt ist statt geschätzt. Der Check kostet Zeit, meist zwei bis vier Wochen an einem Prozess, und er liefert nebenbei die Vorher-Zahl, ohne die sich der Nutzen später nicht nachweisen lässt. Was ein solcher Pilot leistet und was er kostet, steht in Zwei Wochen, ein Pilot: was bringt das?, und wie Sie den Nutzen nach dem Go-live belegen, in KI-Lösung: ROI nachweisen.

Der zweite Abkürzungsfehler ist die Anbieterfolie. Prozentangaben aus Referenzprojekten anderer Betriebe sagen etwas über diese Betriebe. Sie sagen nichts über Ihre Häufigkeit, Ihre Dauer und Ihren Vollkostensatz. Ein Finanzchef, der eine solche Zahl im Case findet, streicht in unserer Erfahrung den ganzen Case, weil er nicht mehr weiß, welche der übrigen Zahlen gemessen sind. Legen Sie vor jede Eingangsgröße ihre Quelle: Ticketsystem, Kalender, Controlling, Pilot. Dann ist die Anbieterfolie überflüssig.

Was der Business-Case nicht löst

Er entscheidet nicht, ob das Vorhaben in den Betrieb passt. Ein Case mit vier Monaten Amortisation scheitert trotzdem, wenn die Instandhalter das Werkzeug nicht benutzen, und Akzeptanz steht in keiner Formel. Er ersetzt keine Vorher-Messung: Ohne die Zahl aus Woche null lässt sich nach sechs Monaten nicht belegen, dass der Nutzen eingetreten ist, und dann beginnt die Diskussion von vorn. Er bildet keine Nutzen ab, die sich nicht in Stunden oder vermiedenen Fällen ausdrücken lassen, etwa das Wissen, das im Haus bleibt, wenn der Experte geht; dafür gibt es eigene Rechnungen, die neben den Case gehören, nicht hinein. Und er ist nach der Genehmigung nicht fertig. Ein Case, der nicht nach drei und nach zwölf Monaten gegen die gemessenen Zahlen geprüft wird, ist eine einmalige Überzeugungsleistung und keine Steuerungsgrundlage. Legen Sie das Abbruchkriterium deshalb schon in den Case, wie in Abbruchkriterium für den KI-Pilot beschrieben.