KI-Lösung für das ESG-Reporting: von der Datenjagd zum Knopfdruck-Bericht

Von der Datenquelle zur belegten Kennzahl

Die ESG-KI zieht Energie-, Verbrauchs- und Lieferantendaten aus den vorhandenen Systemen, ordnet sie den geforderten Kennzahlen zu (ESRS, CBAM, Kundenfragebögen) und hält zu jeder Zahl den Beleg fest. Der Bericht entsteht aus geprüften Bausteinen statt aus Copy-Paste. Der Unterschied zur Excel-Konsolidierung liegt weniger im Rechnen als im Merken: Das System weiß bei jeder Zahl, aus welcher Quelle sie stammt, wann sie gezogen wurde, mit welchem Faktor sie umgerechnet wurde und wer sie freigegeben hat. Genau diese vier Angaben sind es, die ein Prüfer sehen will und die in einer Tabelle nach der dritten Version verloren gehen.

Die fünf Stufen laufen für jeden Datenpunkt gleich ab, ob es um Kilowattstunden, Tonnen Stahl oder Arbeitsunfälle geht. Die Quellen sind in einem mittelständischen Industriebetrieb meist dieselben: das ERP für Einkaufsmengen und Lieferanten, Energiezähler oder Stromrechnungen für Scope 2, Tankkarten und Gaszähler für Scope 1, das Personalsystem für die Sozialkennzahlen, Lieferantenfragebögen für Scope 3. Die Zuordnung ist die eigentliche Fachleistung: Welche Rohzahl gehört zu welchem ESRS-Datenpunkt, welche Einheit ist verlangt, welcher Umrechnungsfaktor gilt. Das System schlägt die Zuordnung vor, der Fachbereich bestätigt sie einmal, ab dann läuft sie in jedem Zyklus gleich. Welche Datenpunkte hinter den Standards stehen, erklärt ESRS-Datenpunkte verstehen und erfassen, und warum die Excel-Konsolidierung ab einer bestimmten Zahl von Quellen bricht, zeigt ESG-Daten in Excel sammeln: die Grenzen.

Was verlangen CSRD, ESRS und CBAM an die Daten?

Drei Regelwerke bestimmen, was einzusammeln ist. Die Richtlinie (EU) 2022/2464 (CSRD) verpflichtet berichtspflichtige Unternehmen zur Nachhaltigkeitsberichterstattung nach den European Sustainability Reporting Standards (ESRS), die mit der Delegierten Verordnung (EU) 2023/2772 in Kraft gesetzt wurden. Welche der zehn themenbezogenen ESRS für Sie gelten, entscheidet die Wesentlichkeitsanalyse, die Doppelte Wesentlichkeit einfach erklärt beschreibt. Für fast jeden Industriebetrieb wesentlich ist ESRS E1 Klimawandel mit der Angabepflicht E1-6, den Treibhausgasemissionen in Scope 1 (eigene Verbrennung), Scope 2 (bezogene Energie) und Scope 3 (Lieferkette und Produktnutzung), abgegrenzt nach dem Greenhouse Gas Protocol. Dazu kommt die externe Prüfung: Die CSRD schreibt zunächst eine Prüfung mit begrenzter Sicherheit vor, und ein Prüfer, der eine Zahl nicht bis zur Quelle verfolgen kann, wird sie beanstanden.

Die CBAM-Verordnung (EU) 2023/956 verlangt für importierte Waren wie Stahl, Aluminium, Zement und Düngemittel die Angabe der bei der Herstellung entstandenen Emissionen. In der Übergangsphase von Oktober 2023 bis Ende 2025 waren das Quartalsberichte, seit 2026 gelten die Regeln der endgültigen Phase mit Zertifikatspflicht. Für Importeure heißt das: Lieferantendaten je Sendung, mit Herkunft und Berechnungsmethode. Wie die Meldung ohne Datenchaos gelingt, zeigt CBAM-Meldung ohne Datenchaos. Das dritte Regelwerk ist kein Gesetz, wirkt aber oft am schnellsten: Kundenfragebögen. Großkunden und Banken fragen die Kennzahlen unabhängig von jeder Frist ab, in eigenen Formaten, mit Fristen von zwei bis vier Wochen. Wer die Bausteine belegt vorliegen hat, beantwortet den Fragebogen in einem Nachmittag statt in einer Woche.

Die Wirkung

Bis zu 90 Prozent weniger Aufwand im CO2-Reporting sind realistisch; die Rechnung dahinter, Schritt für Schritt für einen Betrieb mit drei Standorten, steht in 90 Prozent weniger Aufwand im CO2-Reporting. Vor allem aber: Jede Zahl ist auditfest belegt. Die Frage „woher kommt diese Zahl?“ beantwortet das System, nicht die Erinnerung eines Kollegen. Der Aufwand verschwindet dabei an einer bestimmten Stelle: beim Einsammeln, Übertragen und Nachfragen. Das Prüfen bleibt, und es wird sogar wichtiger, weil der Fachbereich jetzt Zeit dafür hat. In unserer Praxis verschiebt sich die Arbeit des QM- oder Nachhaltigkeitsteams von drei Monaten Datenjagd auf zwei bis drei Wochen Prüfung und Freigabe je Berichtszyklus.

Wie sieht der Prüfpfad für den Wirtschaftsprüfer aus?

Ein Prüfer mit begrenzter Sicherheit arbeitet mit Stichproben: Er wählt eine Kennzahl aus dem Bericht und verlangt den Weg zurück bis zum Ursprungsbeleg. Bei einer Excel-Konsolidierung endet dieser Weg oft in einer Zelle mit dem Kommentar „von Herrn Müller, März“. Bei einer ESG-KI besteht der Prüfpfad aus fünf Angaben, die zu jeder Zahl gespeichert sind und die der Prüfer selbst aufrufen kann. Wie dieser Pfad im Detail aufgebaut wird, beschreibt Audit-Trail für ESG prüfsicher belegen, und was Sie vor dem ersten Prüfertermin vorbereiten sollten, listet ESG-Daten für den Wirtschaftsprüfer vorbereiten.

• Quelle: System, Dokument oder Zähler, aus dem die Rohzahl stammt, mit Kennung (Rechnungsnummer, Zählernummer, ERP-Beleg).
• Zeitstempel: Wann die Zahl gezogen wurde und für welchen Zeitraum sie gilt. Eine Stromrechnung für Januar bis März darf nicht im Aprilwert stecken.
• Umrechnungsfaktor mit Herkunft: Welcher Emissionsfaktor angewandt wurde und woher er stammt, etwa die vom Umweltbundesamt jährlich veröffentlichten Faktoren für den deutschen Strommix oder der Faktor aus dem Herkunftsnachweis des Versorgers.
• Verantwortlicher: Wer die Zuordnung bestätigt und wer die Zahl freigegeben hat, mit Datum.
• Änderungsprotokoll: Jede Korrektur mit altem Wert, neuem Wert, Grund und Person. Eine Zahl, die sich ohne Spur ändert, ist für den Prüfer keine Zahl.

Diese fünf Angaben sind dieselben, die ein Wissensassistent bei jeder Antwort mitliefert, und der Grund ist derselbe: Eine Zahl ohne Beleg kann niemand prüfen, also kann niemand handeln. Warum das für ESG wie für die Instandhaltung gilt, erklärt Antwort mit Quelle: warum Belege zählen.

Einstieg

Mit dem Datenpunkt beginnen, der am häufigsten gefragt ist (meist Scope-1/2-Energie), Quellen anschließen, einen Berichtszyklus parallel fahren. Ab dem zweiten Zyklus arbeitet das System, Ihre Leute prüfen. Der Parallelbetrieb ist entscheidend: Im ersten Zyklus läuft die Excel-Konsolidierung wie bisher, das System zieht dieselben Zahlen daneben, und die Abweichungen zeigen, welche Quelle noch fehlt oder welche Zuordnung falsch war. Ein Pilot in zwei bis vier Wochen reicht für den ersten Datenpunkt mit allen Standorten.

• Datenpunkt wählen: Scope 1 und 2 Energie, weil jeder Kunde, jede Bank und jeder Prüfer danach fragt und die Quellen (Zähler, Rechnungen, Tankkarten) im Haus liegen. Wie die Energiedaten automatisch aus Zählern und Rechnungen kommen, zeigt Energiedaten automatisch erfassen für Scope 2.
• Quellen anschließen: Je Standort die Stromrechnungen der letzten zwölf Monate, Gaszähler, Tankkarten, Fernwärme. Jede Quelle bekommt einen Verantwortlichen und eine Kennung.
• Zyklus parallel: Ein Quartal oder ein Berichtsjahr wird doppelt gerechnet, Excel und System. Jede Abweichung wird bis zur Ursache verfolgt und die Zuordnung korrigiert.
• Prüfen und umstellen: Stimmen die Zahlen, wird die Excel-Konsolidierung für diesen Datenpunkt abgeschaltet. Der nächste Datenpunkt folgt, meist Scope 3 aus den Einkaufsmengen, wie Scope-3-Emissionen in der Lieferkette berechnen beschreibt.

Für den ersten Datenpunkt haben wir einen Steckbrief zusammengestellt, den Nachhaltigkeits- oder QM-Team und Controlling je Datenpunkt und Standort ausfüllen: geforderte Kennzahl und Einheit, Quellen mit Verantwortlichem, Umrechnungsfaktor mit Herkunft, Freigabe und der Vergleich Excel gegen System. Sie können den Datenpunkt-Steckbrief ESG als druckbares Arbeitsblatt (PDF) herunterladen. Ausgefüllt ist er zugleich die erste Seite des Prüfpfads.

Woran erkennen Sie nach dem ersten Zyklus, dass es trägt?

Drei Zahlen genügen. Erstens die Abweichung: Wie weit lag der Systemwert im Parallelbetrieb vom Excel-Wert entfernt, und ließ sich jede Abweichung bis zur Ursache erklären? Ein Rest, der sich nicht erklären lässt, ist ein Zeichen für eine fehlende Quelle. Zweitens die Rückverfolgungszeit: Wie lange dauert es, für eine beliebige Zahl im Bericht Quelle, Zeitstempel und Faktor aufzurufen? Vorher meist ein Anruf und ein Tag, nachher ein Klick. Drittens der Fachbereichsaufwand: Stunden des QM- oder Nachhaltigkeitsteams je Berichtszyklus, vorher und nachher, aus der Zeiterfassung. Wer diese drei Zahlen im ersten Zyklus erhebt, hat für den zweiten Datenpunkt einen Business Case mit eigenen Zahlen. Was der Aufwand heute kostet, rechnet ESG-Reporting: Aufwand senken und ROI rechnen vor.

Was die ESG-KI nicht löst

Sie trifft keine Wesentlichkeitsentscheidung. Welche Themen berichtspflichtig sind, entscheidet die Analyse nach ESRS 1 mit Geschäftsführung und Interessengruppen, und das System erfasst danach die Datenpunkte, die daraus folgen. Sie erfindet auch keine Lieferantendaten: Wenn ein Zulieferer in Scope 3 keine Emissionsdaten liefert, bleibt nur der Sekundärfaktor aus einer Datenbank, und der muss als Schätzung gekennzeichnet sein. Sie ersetzt keine Rechtsauslegung, etwa ob ein Standort unter eine Schwelle fällt oder wie eine Omnibus-Erleichterung anzuwenden ist; dafür bleibt der Wirtschaftsprüfer oder Berater zuständig. Und sie ersetzt keine Freigabe. Die Zahl wird schneller gefunden und lückenlos belegt, aber ein Mensch aus dem Fachbereich sieht sie an und gibt sie frei, bevor sie im Bericht steht. Genau dafür ist die gewonnene Zeit da. Wo eine klassische ESG-Software gegenüber der KI-Automatisierung ihren Platz behält, vergleicht ESG-Software oder KI-Automatisierung.