CSRD-Berichtspflicht: Der komplette Leitfaden für den Mittelstand

Worum es bei der CSRD geht

Die Corporate Sustainability Reporting Directive, Richtlinie (EU) 2022/2464, ist seit dem 5. Januar 2023 in Kraft und löst die ältere Richtlinie zur nichtfinanziellen Berichterstattung ab. Sie verpflichtet Unternehmen, über Nachhaltigkeitsthemen ähnlich strukturiert und prüffest zu berichten wie über Finanzkennzahlen. Der Bericht steht im Lagebericht, wird digital ausgezeichnet und extern geprüft, zunächst mit begrenzter Prüfungssicherheit. Was inhaltlich berichtet wird, regeln die European Sustainability Reporting Standards, kurz ESRS, die als Delegierte Verordnung (EU) 2023/2772 erlassen wurden. Für den industriellen Mittelstand bedeutet das einen Wechsel von der Imagebroschüre hin zu einer Pflichtberichterstattung, bei der jede Zahl eine Quelle braucht.

Die drei Ebenen bewegen sich unterschiedlich schnell. Die Richtlinie und die ESRS stehen, die nationale Umsetzung in Deutschland kam 2024 in der alten Legislaturperiode nicht mehr zustande und wurde danach neu aufgesetzt. Dazu kommt das Omnibus-Paket der EU-Kommission vom Februar 2025, das Fristen und Schwellen nachträglich verändert. Wer heute plant, sollte deshalb zwei Dinge trennen: das, was sicher gilt, und das, was noch im Verfahren ist. Beides steht in diesem Leitfaden ausdrücklich getrennt.

Viele Unternehmen unterschätzen außerdem, dass die CSRD keine Aufgabe einer einzelnen Abteilung ist. Sie greift in Einkauf, Produktion, Personal, Energie und Controlling gleichermaßen ein. Die Berichterstattung wird damit zu einer Querschnittsaufgabe, die saubere Datenflüsse über das gesamte Unternehmen voraussetzt. Wer das früh erkennt, baut Strukturen auf, die weit über die reine Pflichterfüllung hinaus nützlich sind.

Wer ist betroffen, und ab wann?

Die ursprüngliche Richtlinie sah drei Wellen vor. Welle eins betraf ab dem Geschäftsjahr 2024 die Unternehmen, die schon unter der alten Richtlinie berichteten, also kapitalmarktorientierte Gesellschaften mit mehr als 500 Beschäftigten. Welle zwei sollte ab dem Geschäftsjahr 2025 alle übrigen großen Unternehmen erfassen. Groß ist ein Unternehmen nach der angepassten Bilanzrichtlinie, wenn es zwei von drei Merkmalen überschreitet: 25 Millionen Euro Bilanzsumme, 50 Millionen Euro Umsatz, 250 Beschäftigte. Welle drei sollte ab dem Geschäftsjahr 2026 kapitalmarktorientierte kleine und mittlere Unternehmen einbeziehen.

Sicher ist seit April 2025: Die Richtlinie (EU) 2025/794, das sogenannte Stop-the-clock-Gesetz, verschiebt Welle zwei und Welle drei um jeweils zwei Jahre, also auf die Geschäftsjahre 2027 und 2028. Im Verfahren ist der inhaltliche Teil des Omnibus-Pakets, der den Kreis der Berichtspflichtigen deutlich verkleinern soll. Der im Dezember 2025 zwischen Parlament und Rat erzielte Kompromiss sieht eine Schwelle von mehr als 1.000 Beschäftigten in Verbindung mit einem Umsatz über 450 Millionen Euro vor. Prüfen Sie vor jeder Entscheidung den Stand der Veröffentlichung im Amtsblatt und der deutschen Umsetzung im HGB, denn davon hängt ab, ob Ihr Unternehmen überhaupt noch direkt verpflichtet ist. Eine laufend gepflegte Übersicht steht in CSRD-Fristen: wer wann berichtspflichtig ist, die Folgen der Entlastung beschreibt CSRD-Omnibus 2026.

Für die meisten Industriemittelständler mit 200 bis 900 Beschäftigten heißt das: Die direkte Pflicht rückt in die Ferne oder entfällt. Die Betroffenheit über die Lieferkette bleibt davon unberührt. Große Kunden, die selbst berichten müssen, fragen Emissions-, Energie- und Sozialdaten bei ihren Zulieferern ab, weil sie ihre eigene Wertschöpfungskette abbilden müssen. Das Omnibus-Paket will diese Abfragen auf einen freiwilligen KMU-Standard begrenzen, den VSME der EFRAG, den die Kommission 2025 als Empfehlung ausgesprochen hat. In unserer Praxis kommen die Fragebögen trotzdem, und sie kommen von den umsatzstärksten Kunden. Wie Sie damit umgehen, steht in ESG-Fragebogen-Flut von Kunden.

Was verlangt die doppelte Wesentlichkeit?

Der Kern der ESRS ist die Wesentlichkeitsanalyse nach ESRS 1, Kapitel 3. Sie entscheidet, welche der zehn themenbezogenen Standards ein Unternehmen überhaupt berichten muss. Doppelt heißt: Ein Thema wird aus zwei Richtungen betrachtet, und es ist wesentlich, sobald eine der beiden zutrifft.

Für einen Metallverarbeiter mit Gasöfen ist Klimawandel (ESRS E1) in beiden Richtungen wesentlich: Die Emissionen wirken nach außen, der CO2-Preis wirkt nach innen. Wasser (E3) kann finanziell wesentlich sein, wenn der Standort in einer Region mit sinkenden Grundwasserständen liegt, auch wenn der eigene Verbrauch klein ist. Die Analyse muss dokumentiert sein, mit Bewertungskriterien, beteiligten Personen und dem Ergebnis je Thema, denn der Prüfer beginnt genau hier. Eine Schritt-für-Schritt-Erklärung mit Bewertungsraster steht in Doppelte Wesentlichkeit einfach erklärt.

Die zwölf ESRS und was davon im Werk anfällt

Die ESRS bestehen aus zwei Querschnittsstandards und zehn Themenstandards. ESRS 1 regelt die Grundsätze, ESRS 2 die allgemeinen Angaben zu Strategie, Governance und Wesentlichkeitsprozess, die jedes Unternehmen unabhängig vom Ergebnis der Analyse liefern muss. Die Themenstandards greifen nur, wenn das Thema wesentlich ist.

• Umwelt: E1 Klimawandel (Energie, Scope 1 bis 3, Übergangsplan), E2 Umweltverschmutzung, E3 Wasser und Meeresressourcen, E4 Biodiversität, E5 Ressourcennutzung und Kreislaufwirtschaft. Im Industriebetrieb sind E1 und E5 fast immer wesentlich, E2 und E3 je nach Verfahren.
• Soziales: S1 eigene Belegschaft (Unfälle, Entgelt, Weiterbildung), S2 Arbeitskräfte in der Wertschöpfungskette, S3 betroffene Gemeinschaften, S4 Verbraucher und Endnutzer. S1 ist praktisch immer wesentlich, S2 bei Zukauf aus Risikoländern.
• Governance: G1 Unternehmensführung, also Lieferantenbeziehungen, Korruptionsprävention, Zahlungspraktiken.

Die Datenpunktliste der EFRAG zu diesem Satz umfasst über tausend Einzelangaben, quantitative wie qualitative. Die EFRAG hat 2025 im Auftrag der Kommission einen deutlich gekürzten Entwurf vorgelegt; auch hier gilt: den aktuellen Stand prüfen, bevor Sie Datenpunkte in Systeme gießen. Welche Datenpunkte im Werk tatsächlich anfallen und wo sie herkommen, zeigt ESRS-Datenpunkte verstehen und erfassen.

Der realistische Weg zur ersten Berichterstattung

Ein belastbarer Erstbericht entsteht nicht in der letzten Woche vor dem Stichtag. Bewährt hat sich ein gestaffeltes Vorgehen in fünf Schritten, das mit der Betroffenheit beginnt und mit einer prüffesten Belegkette endet.

• Betroffenheit klären: eigene Schwellen nach aktuellem Rechtsstand, Konzernzugehörigkeit, und die Anforderungen der drei umsatzstärksten Kunden mit Frist.
• Wesentlichkeitsanalyse durchführen und dokumentieren: Themenliste, Bewertungskriterien, beteiligte Bereiche, Ergebnis je Thema, Freigabe durch die Geschäftsführung.
• Datenpunkte zuordnen: je wesentlichem Thema die geforderten Angaben auflisten und je Angabe eine verantwortliche Person benennen. Eine Angabe ohne Owner wird im Herbst zur Nachtschicht.
• Datenquellen anbinden: ERP, Energiezähler, Personalsystem, Abfallnachweise und Lieferantenangaben so anbinden, dass die Werte aus dem laufenden Betrieb entstehen. Excel als Sammelstelle scheitert in unserer Praxis spätestens beim zweiten Berichtsjahr an Versionen und Verantwortlichkeiten.
• Belegkette aufbauen: jede Kennzahl mit Beleg, Berechnungsweg, Version und Freigabe ablegen, Lücken offen ausweisen und einen Verbesserungspfad festlegen.

Wer diesen Weg strukturiert geht, kommt mit überschaubarem Aufwand zu einem belastbaren Ergebnis. Unsere Lösungen setzen bei Schritt vier und fünf an und verbinden vorhandene Datenquellen, sodass die Berichterstattung weitgehend automatisiert aus dem laufenden Betrieb entsteht. Mehr zu den strategischen Chancen finden Sie in CSRD: Pflicht oder Hebel. Den Prüfrahmen dazu gibt es zum Ausdrucken: CSRD-Betroffenheit und Datenstand als druckbares Arbeitsblatt (PDF) herunterladen.

Woher kommt jede Zahl? Prüffestigkeit als Maßstab

Der Wirtschaftsprüfer fragt bei jeder Kennzahl dieselben vier Dinge: Woher kommt der Wert, wie wurde er berechnet, wer hat ihn freigegeben, und ist er mit dem Vorjahr vergleichbar? Eine Zahl, die eine Sachbearbeiterin aus zwölf PDF-Rechnungen zusammengetippt hat, beantwortet keine dieser Fragen. Dieselbe Zahl, die aus den Zählerständen im Energiemanagement mit hinterlegtem Emissionsfaktor und Freigabedatum entsteht, beantwortet alle vier. Wie eine solche Belegkette in der Praxis aufgebaut wird, beschreibt Audit-Trail: ESG prüfsicher belegen, und was der Prüfer konkret sehen will, steht in ESG-Daten für den Wirtschaftsprüfer vorbereiten.

Der Aufwand verteilt sich dabei ungleich. Die Wesentlichkeitsanalyse ist in unserer Praxis in wenigen Werkstattterminen erledigt. Die Erfassung der Rohdaten aus Rechnungen, Zählern, Lieferantenmails und Personalsystemen ist die Arbeit, die Monate kostet, und genau dort entscheidet sich, ob der zweite Bericht leichter wird als der erste. Wo klassische ESG-Software dabei hilft und wo sie den Engpass unberührt lässt, zeigt ESG-Software vs. KI-Automatisierung.

Von der Pflicht zum Hebel

Die ehrlichste Botschaft an den Mittelstand lautet: Der Aufwand ist real, und er zahlt sich an drei Stellen aus. Erstens kennt ein Unternehmen mit sauberer Energie- und Materialbilanz seine größten Verbraucher auf Anlagenebene, und das ist die Grundlage für jede Effizienzmaßnahme und jedes Energieaudit nach DIN EN 16247. Zweitens verlangen Banken zunehmend Nachhaltigkeitsdaten in der Kreditprüfung, weil die europäische Bankenaufsicht ESG-Risiken in die Risikobewertung einbezieht; wer die Zahlen liefern kann, verhandelt aus einer besseren Position. Drittens wird der Zulieferer, der prüffeste Emissions- und Sozialdaten binnen Tagen liefern kann, in der Lieferantenbewertung großer Kunden bevorzugt, während der Zulieferer ohne Daten in unserer Erfahrung Rückfragen, Nachfristen und im Zweifel den Verlust des Rahmenvertrags riskiert. Wie Sie Ihre Datenbasis ohne Tabellenchaos aufbauen, zeigt unser ESG-Bereich.

Die CSRD ist damit weniger eine Compliance-Hürde als ein Anlass, das eigene Unternehmen besser zu steuern. Wer die Berichtspflicht als Datenprojekt begreift, baut eine Grundlage, die in Vertrieb, Einkauf und Finanzierung gleichermaßen wirkt. Ein erster Schritt ist ein nüchterner Blick auf den heutigen Datenstand: Für welche der wesentlichen Kennzahlen gibt es heute einen Beleg, für welche nur eine Schätzung?

Was der Leitfaden nicht löst

Er ersetzt keine Rechtsberatung. Ob Ihr Unternehmen nach dem endgültigen Omnibus-Text und der deutschen Umsetzung direkt berichtspflichtig ist, klärt der Wirtschaftsprüfer oder ein Fachanwalt anhand Ihrer Konzernstruktur und Ihres Geschäftsjahres. Er ersetzt auch keine Wesentlichkeitsanalyse: Welche Themen bei Ihnen wesentlich sind, hängt von Verfahren, Standort und Lieferkette ab und lässt sich nicht aus einer Branchenliste abschreiben. Und er löst kein Datenproblem, das im Betrieb liegt. Wenn Zählerstände auf Papier notiert und Lieferantenangaben in Postfächern verteilt sind, bleibt die Erfassung Handarbeit, egal welcher Standard am Ende gilt. Genau diese Erfassung ist der Punkt, an dem wir mit einem ESG-Datencheck ansetzen.