ESG-Software vs. KI-Automatisierung: wo der echte Aufwand liegt

Was ESG-Software leistet, und wo sie aufhört

Moderne ESG-Software ist gut darin, vorhandene Kennzahlen zu verwalten, zu visualisieren und in die geforderten Berichtsformate zu gießen. Sie liefert Dashboards, Fortschrittsanzeigen, ESRS-Zuordnungen und Exporte für den Wirtschaftsprüfer. Das ist wertvoll, und es löst das eigentliche Problem nicht. Denn jede Kennzahl, die ein Dashboard anzeigt, muss zuvor irgendwo erfasst, geprüft und mit ihrer Herkunft versehen worden sein. Diese Vorarbeit nimmt klassische Software dem Unternehmen in der Regel nicht ab. Wo sie in der Kette beginnt, zeigt die Übersicht.

Im Ergebnis kaufen viele Unternehmen ein elegantes Werkzeug und stellen nach den ersten Wochen fest, dass sie weiterhin Tabellen befüllen, PDF-Rechnungen abtippen und Mails nach fehlenden Werten durchsuchen. Die Oberfläche ist hübsch, der Engpass davor besteht unverändert fort. Die Software ist so gut wie die Daten, die hineinfließen, und wenn diese Daten von Hand zusammengetragen werden, bleiben Aufwand und Fehlerquote hoch. Statt einer Entlastung entsteht eine zusätzliche Pflegeaufgabe, weil nun auch noch das neue System gefüttert werden will. Woran Excel als Sammelstelle scheitert, beschreibt ESG-Daten in Excel sammeln: die Grenzen. Wo diese Daten herkommen und wie sich der Reporting-Aufwand senken lässt, steht in Neunzig Prozent weniger CO2-Reporting.

Wo entstehen die Arbeitsstunden wirklich?

Wenn man den gesamten ESG-Prozess in Arbeitsstunden aufschlüsselt, entfällt in unserer Praxis der weit überwiegende Teil auf die Stufen eins bis drei: Beschaffung, Erfassung und Zuordnung der Rohdaten. Verbräuche aus verschiedenen Standorten, Lieferantenangaben in unterschiedlichen Formaten, Rechnungen als PDF, Angaben in Mails, Wiegescheine vom Entsorger. Diese Daten sind selten standardisiert und liegen verteilt in Systemen, die nie für das ESG-Reporting gedacht waren. Das Zusammenführen, Bereinigen und Zuordnen ist die Arbeit, die wirklich Zeit kostet, und genau diese Arbeit lässt eine reine Verwaltungssoftware unangetastet. Die Darstellung am Ende der Kette ist vergleichsweise einfach, sobald die Werte einmal sauber und belegt vorliegen.

Ein Rechenbeispiel aus dem Alltag eines Betriebs mit drei Standorten: Zwölf Energierechnungen je Standort und Jahr, dazu Wasser, Abfall und Kraftstoff, ergeben rund 150 Belege, die jemand öffnet, liest, den Wert in eine Tabelle überträgt und mit dem Vormonat vergleicht. Bei einer Viertelstunde je Beleg sind das knapp 40 Stunden nur für Stufe zwei, ohne Nachfragen, ohne Lieferanten, ohne Prüfung. Die konkreten Zahlen für Ihren Betrieb trägt der Aufwandsbogen zusammen. Wer beim Werkzeugkauf nur auf den Funktionsumfang der Oberfläche schaut, übersieht, dass dort der Aufwand gar nicht steckt.

Was KI-Automatisierung an der Quelle tut

Genau an den Stufen eins bis vier setzt KI-Automatisierung an. Statt einer reinen Verwaltungsoberfläche geht es um die Erfassung selbst: Rechnungen werden per OCR und Sprachmodell ausgelesen, Werte den richtigen Standorten und Kategorien zugeordnet, Emissionsfaktoren hinterlegt, Plausibilitäten gegen den Vormonat geprüft und Quellen verknüpft, bevor ein Mensch eingreift. Der Mensch prüft dann die Ausnahmen, etwa einen Verbrauch, der 40 Prozent über dem Vorjahresmonat liegt, statt alle 150 Belege. Der Unterschied ist grundlegend: Software verwaltet, was vorliegt. Automatisierung sorgt dafür, dass es überhaupt vorliegt.

Für Energiedaten geht das noch einen Schritt weiter, weil Zählerstände und Versorgerportale maschinell abrufbar sind; wie Scope-2-Daten ohne Abtippen entstehen, zeigt Energiedaten automatisch erfassen. Für Lieferantendaten übernimmt die Automatisierung die Abfrage, das Nachfassen und das Einlesen der Antworten aus Mail und Portal; das beschreibt Lieferantendaten für ESG erfassen. Wie wir das in der Praxis umsetzen, zeigt unsere Seite zu Lösungen.

Welcher Ansatz passt zu welcher Datenlage?

Die Entscheidung hängt weniger vom Funktionsumfang der Werkzeuge ab als von der Datenlage im eigenen Haus. Die Übersicht ordnet sechs typische Ausgangslagen den drei Optionen zu.

• Wenn Ihre Daten bereits sauber und strukturiert im ERP oder Energiemanagement liegen, genügt oft eine reine Verwaltungssoftware.
• Wenn der Großteil Ihrer Daten in PDF, Mails und Insellösungen steckt, liegt der Hebel in der automatisierten Erfassung.
• Wenn die Prüfsicherheit im Vordergrund steht, brauchen Sie eine durchgehende Verknüpfung von Kennzahl zu Beleg, die eine Verwaltungssoftware nur abbilden kann, wenn jemand den Beleg von Hand hochlädt. Wie eine solche Belegkette aussieht, steht in Audit-Trail: ESG prüfsicher belegen.
• Wenn mehrere Standorte beteiligt sind, vervielfacht sich der manuelle Aufwand mit jedem Standort, und Automatisierung rechnet sich schneller.
• Wenn die Datenhoheit kritisch ist, muss die Verarbeitung souverän und nachvollziehbar bleiben, unabhängig vom gewählten Ansatz.

Worauf bei der Auswahl einer CSRD-Software im Einzelnen zu achten ist, inklusive der Fragen an den Anbieter zur Erfassung, steht in CSRD-Software-Auswahl: worauf achten.

Datenhoheit: wo die Verarbeitung läuft

Der letzte Punkt der Liste verdient besondere Aufmerksamkeit. ESG-Daten enthalten oft sensible Informationen über Produktion, Einkauf und Lieferanten: Energieverbrauch je Anlage lässt auf Auslastung schließen, Lieferantenlisten auf Konditionen. Wer diese Daten automatisiert verarbeiten lässt, sollte wissen, wo und wie das geschieht. Eine Verarbeitung durch einen Dienstleister ist nach DSGVO Art. 28 als Auftragsverarbeitung zu regeln, sobald Personendaten berührt sind, was bei Belegschaftskennzahlen nach ESRS S1 immer der Fall ist. Für Produktions- und Lieferantendaten gilt zusätzlich das Geschäftsgeheimnis. Eine souveräne Verarbeitung ohne unkontrollierten Abfluss in Drittsysteme ist deshalb eine Voraussetzung, kein Zusatz. Welche vier Betriebsformen es gibt, vom eigenen Rechenzentrum bis zur EU-Cloud, und was sie kosten, vergleicht Datenhoheit: vier Betriebsformen für KI. Mehr zu unserem Ansatz finden Sie unter souveräne KI.

Wie rechnen Sie den Vergleich für Ihren Betrieb?

Die Rechnung ist einfach, und sie muss vor dem Werkzeugkauf gemacht werden. Für jede wesentliche Kennzahl notieren Sie: Anzahl der Belege je Jahr, Minuten je Beleg für Erfassung und Zuordnung, Stunden für Nachfragen bei Standorten und Lieferanten, Stunden für die Prüfung gegen den Vormonat, und wer diese Arbeit macht. Die Summe über alle Kennzahlen ist Ihr Erfassungsaufwand in Stunden je Jahr. Eine Verwaltungssoftware verändert diese Summe kaum. Automatisierung verändert sie ab dem zweiten Berichtsjahr deutlich, weil Zuordnungsregeln und Belegquellen dann stehen. Wie sich daraus ein Business-Case mit Amortisation ergibt, zeigt ESG-Reporting: ROI und Aufwand senken. Den Bogen dafür gibt es zum Ausdrucken: ESG-Aufwandsbogen als druckbares Arbeitsblatt (PDF) herunterladen.

Die Kombination schlägt das Entweder-oder

In der Praxis lautet die Frage selten „Software oder Automatisierung“. Sie lautet: Wie spielen beide zusammen? Die Automatisierung übernimmt die mühsame Erfassung und Belegverknüpfung auf den Stufen eins bis vier, die Verwaltungsebene sorgt auf Stufe fünf für Übersicht und Berichtsausgabe. Entscheidend ist, dass Sie kein Dashboard kaufen und den Engpass davor ignorieren. Wer den Aufwand richtig verortet, investiert dort, wo die Stunden tatsächlich anfallen, und gewinnt eine Lösung, die mit jedem Berichtsjahr weniger Handarbeit verlangt. Unser Rat lautet deshalb: Schauen Sie zuerst auf Ihre Datenlage, dann auf den Funktionsumfang der Oberfläche. Wenn der Großteil Ihrer Werte heute noch manuell entsteht, sprechen Sie mit uns über einen strukturierten Einstieg.

Was Automatisierung nicht löst

Sie ersetzt keine Wesentlichkeitsanalyse und keine Entscheidung darüber, welche Kennzahlen überhaupt berichtet werden. Sie macht aus einem fehlenden Beleg keinen vorhandenen: Wenn der Entsorger keine Wiegescheine liefert, bleibt die Abfallmenge eine Schätzung, jetzt allerdings eine, die als Schätzung gekennzeichnet ist. Sie liest keine Zähler, die niemand abliest, und keine Lieferanten, die nicht antworten; sie fasst nach, entscheiden muss der Einkauf. Und sie entbindet nicht von der Prüfung: Ein Plausibilitätshinweis ist ein Hinweis, die Freigabe bleibt bei einem Menschen mit Namen und Datum, denn genau danach fragt der Prüfer. Was der Prüfer sonst sehen will, steht in ESG-Daten für den Wirtschaftsprüfer vorbereiten.