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Lieferantendaten auswerten: Leitfaden fuer den Einkauf

Von Masiar IghaniAuf LinkedIn vernetzenCEO · 19.09.2026 · 7 Min Lesezeit

Der Einkauf verhandelt mit Zahlen, die in drei Systemen liegen und selten zusammengefuehrt werden. Preise stehen im ERP, Termintreue in der Wareneingangserfassung, Qualitaet im Reklamationswesen. Wer vor einer Verhandlung alle drei braucht, baut sie meist von Hand zusammen.

Schnellantwort

Preise liegen im ERP, Termintreue im Wareneingang, Qualitaet im Reklamationswesen. Der Aufwand steckt nicht im Rechnen, sondern im Zusammenfuehren, und die Voraussetzung dafuer ist eine saubere Verknuepfung von Bestellposition zu Wareneingang zu Reklamation. Pruefen Sie diese Verknuepfung an zwanzig Positionen von Hand, bevor Sie ein Werkzeug waehlen; das Ergebnis sagt mehr als jede Demonstration. Ein System soll die Quellen zusammenziehen, Luecken benennen und wiederkehrende Ursachen aus Freitext sichtbar machen, aber keinen Preis vorschlagen. Vorher-Zahl ist der Vorbereitungsaufwand einer Jahresverhandlung in Personentagen.

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3 Quellen

Die Frage, an der es scheitert, ist banal und trotzdem selten schnell beantwortbar: Was hat uns dieser Lieferant im letzten Jahr wirklich gekostet? Nicht der Preis je Teil, sondern der Preis inklusive Verzug, Nacharbeit und Sonderfahrt.

Die drei Quellen und was in ihnen fehlt

ERP. Preise, Mengen, Konditionen, Rahmenvertraege. Vollstaendig bei den Zahlen, blind bei allem, was danach passiert ist.
Wareneingang. Ist-Termine gegen Soll-Termine. Meist vorhanden, oft nicht ausgewertet, weil die Verknuepfung zur Bestellposition fehlt oder haendisch ist.
Reklamationen und Qualitaet. Faelle, Ursachen, Aufwand. Haeufig in einem eigenen System oder in Postfaechern, damit ausserhalb jeder Auswertung.

Der Aufwand liegt nicht im Rechnen, sondern im Zusammenfuehren. Genau das ist eine Datenaufgabe und keine Sprachaufgabe, und deshalb ist die Erwartung an ein KI-System hier eine andere als im Wissensmanagement.

Was ein System hier leisten kann

Erstens, die drei Quellen je Lieferant und Zeitraum zusammenziehen und Luecken benennen. Zweitens, Freitext aus Reklamationen und Mails so aufbereiten, dass wiederkehrende Ursachen sichtbar werden. Drittens, vor der Verhandlung eine Zusammenstellung mit Quellenangabe erzeugen, die der Einkaeufer prueft und nicht selbst baut.

Was es nicht leisten soll: den Preis vorschlagen. Eine Verhandlungsposition entsteht aus Marktkenntnis und Strategie, nicht aus einem Modell.

Nicht der Preis je Teil zaehlt, sondern der Preis inklusive Verzug, Nacharbeit und Sonderfahrt.

Die Datenfrage vor der Werkzeugfrage

Bevor ein System hilft, muss eine Verknuepfung existieren: Bestellposition zu Wareneingang zu Reklamation. Fehlt sie, ist das die eigentliche Aufgabe. Meist liegt der Schluessel in der Bestellnummer, und meist wird sie in mindestens einem der drei Systeme unsauber gepflegt.

Pruefen Sie das an zwanzig Positionen von Hand, bevor Sie ein Werkzeug auswaehlen. Das Ergebnis dieser Stichprobe sagt mehr ueber die Machbarkeit als jede Produktdemonstration.

Was diese Auswertung nicht loest

Sie macht keinen unzuverlaessigen Lieferanten zuverlaessig, und sie ersetzt keine Zweitquelle. Sie verschiebt nur die Verhandlung von Meinung auf Beleg. Ausserdem gilt: Was nie erfasst wurde, kann nicht ausgewertet werden. Die Sonderfahrt, die telefonisch vereinbart und nie im System vermerkt wurde, bleibt unsichtbar.

Womit der Einkauf anfaengt

Mit den zehn Lieferanten, die das groesste Volumen tragen, und einem Zeitraum von zwoelf Monaten. Vorher-Zahl ist der Aufwand, der heute in die Vorbereitung einer Jahresverhandlung fliesst, in Personentagen. Diese Zahl kennt der Einkaufsleiter meist auswendig, und sie laesst sich nach der Umstellung mit derselben Methode erneut erheben.

Wie die Rechnung dahinter aussieht, steht in Business Case rechnen. Ob die Loesung gekauft oder gebaut wird, klaert selbst bauen oder kaufen.

Pruefen Sie zwanzig Bestellpositionen von Hand, bevor Sie ein Werkzeug auswaehlen.

Häufige Fragen

Brauchen wir dafuer ein neues System oder reicht Auswertung im ERP?

Wenn Termintreue und Reklamationen sauber im ERP haengen, reicht oft eine Auswertung. Der Bedarf entsteht dort, wo Qualitaetsfaelle als Freitext in Postfaechern und Tickets liegen und deshalb in keiner Auswertung auftauchen.

Wie gehen wir mit Lieferanten um, zu denen wenige Faelle vorliegen?

Gar nicht auswerten. Unterhalb von etwa zwanzig Vorgaengen im Jahr traegt die Statistik nicht, und eine Scheingenauigkeit schadet in der Verhandlung mehr, als sie nuetzt.

Darf ein Modell Lieferanten bewerten?

Aufbereiten ja, bewerten nein. Eine Lieferantenbewertung hat vertragliche Folgen und braucht einen Verantwortlichen. Das System liefert die Zusammenstellung mit Quellen, die Einordnung bleibt beim Einkauf.