Lieferantendaten auswerten: Leitfaden für den Einkauf
Der Einkauf verhandelt mit Zahlen, die in drei Systemen liegen und selten zusammengeführt werden. Preise stehen im ERP, Termintreue in der Wareneingangserfassung, Qualität im Reklamationswesen. Wer vor einer Verhandlung alle drei braucht, baut sie meist von Hand zusammen.
Preise liegen im ERP, Termintreue im Wareneingang, Qualität im Reklamationswesen. Der Aufwand steckt nicht im Rechnen, sondern im Zusammenführen, und die Voraussetzung dafür ist eine saubere Verknüpfung von Bestellposition zu Wareneingang zu Reklamation. Prüfen Sie diese Verknüpfung an zwanzig Positionen von Hand, bevor Sie ein Werkzeug wählen; das Ergebnis sagt mehr als jede Demonstration. Ein System soll die Quellen zusammenziehen, Lücken benennen und wiederkehrende Ursachen aus Freitext sichtbar machen, aber keinen Preis vorschlagen. Vorher-Zahl ist der Vorbereitungsaufwand einer Jahresverhandlung in Personentagen.
Die Frage, an der es scheitert, ist banal und trotzdem selten schnell beantwortbar: Was hat uns dieser Lieferant im letzten Jahr wirklich gekostet? Nicht der Preis je Teil, sondern der Preis inklusive Verzug, Nacharbeit und Sonderfahrt.
Die drei Quellen und was in ihnen fehlt
- ERP. Preise, Mengen, Konditionen, Rahmenverträge. Vollständig bei den Zahlen, blind bei allem, was danach passiert ist.
- Wareneingang. Ist-Termine gegen Soll-Termine. Meist vorhanden, oft nicht ausgewertet, weil die Verknüpfung zur Bestellposition fehlt oder händisch ist.
- Reklamationen und Qualität. Fälle, Ursachen, Aufwand. Häufig in einem eigenen System oder in Postfächern, damit ausserhalb jeder Auswertung.
Der Aufwand liegt nicht im Rechnen, sondern im Zusammenführen. Genau das ist eine Datenaufgabe und keine Sprachaufgabe, und deshalb ist die Erwartung an ein KI-System hier eine andere als im Wissensmanagement.
Was ein System hier leisten kann
Erstens, die drei Quellen je Lieferant und Zeitraum zusammenziehen und Lücken benennen. Zweitens, Freitext aus Reklamationen und Mails so aufbereiten, dass wiederkehrende Ursachen sichtbar werden. Drittens, vor der Verhandlung eine Zusammenstellung mit Quellenangabe erzeugen, die der Einkäufer prüft und nicht selbst baut.
Was es nicht leisten soll: den Preis vorschlagen. Eine Verhandlungsposition entsteht aus Marktkenntnis und Strategie, nicht aus einem Modell.
Die Datenfrage vor der Werkzeugfrage
Bevor ein System hilft, muss eine Verknüpfung existieren: Bestellposition zu Wareneingang zu Reklamation. Fehlt sie, ist das die eigentliche Aufgabe. Meist liegt der Schlüssel in der Bestellnummer, und meist wird sie in mindestens einem der drei Systeme unsauber gepflegt.
Prüfen Sie das an zwanzig Positionen von Hand, bevor Sie ein Werkzeug auswählen. Das Ergebnis dieser Stichprobe sagt mehr über die Machbarkeit als jede Produktdemonstration.
Was diese Auswertung nicht löst
Sie macht keinen unzuverlässigen Lieferanten zuverlässig, und sie ersetzt keine Zweitquelle. Sie verschiebt nur die Verhandlung von Meinung auf Beleg. Ausserdem gilt: Was nie erfasst wurde, kann nicht ausgewertet werden. Die Sonderfahrt, die telefonisch vereinbart und nie im System vermerkt wurde, bleibt unsichtbar.
Womit der Einkauf anfängt
Mit den zehn Lieferanten, die das größte Volumen tragen, und einem Zeitraum von zwölf Monaten. Vorher-Zahl ist der Aufwand, der heute in die Vorbereitung einer Jahresverhandlung fliesst, in Personentagen. Diese Zahl kennt der Einkaufsleiter meist auswendig, und sie lässt sich nach der Umstellung mit derselben Methode erneut erheben.
Wie die Rechnung dahinter aussieht, steht in Business Case rechnen. Ob die Lösung gekauft oder gebaut wird, klärt selbst bauen oder kaufen.
Häufige Fragen
Brauchen wir dafür ein neues System oder reicht Auswertung im ERP?
Wenn Termintreue und Reklamationen sauber im ERP hängen, reicht oft eine Auswertung. Der Bedarf entsteht dort, wo Qualitätsfälle als Freitext in Postfächern und Tickets liegen und deshalb in keiner Auswertung auftauchen.
Wie gehen wir mit Lieferanten um, zu denen wenige Fälle vorliegen?
Gar nicht auswerten. Unterhalb von etwa zwanzig Vorgängen im Jahr trägt die Statistik nicht, und eine Scheingenauigkeit schadet in der Verhandlung mehr, als sie nützt.
Darf ein Modell Lieferanten bewerten?
Aufbereiten ja, bewerten nein. Eine Lieferantenbewertung hat vertragliche Folgen und braucht einen Verantwortlichen. Das System liefert die Zusammenstellung mit Quellen, die Einordnung bleibt beim Einkauf.
Was kostet der Prozess heute?
Bearbeitungszeit, Fallzahl und Stundensatz ergeben die Jahreszahl, gegen die sich jede Umstellung rechnen muss.
Prozesskostenrechner öffnen →Vom Pilot in den Regelbetrieb: Hosting, Berechtigungen und Rollout je Abteilung stehen auf der Seite KI-Implementierung.
Ein Problemfeld, mehrere Blickwinkel, alle enden in derselben Rechnung: dem Prozesskosten-Rechner.
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