KI-Investition freigeben: das Prüfraster für den CFO
Auf dem Tisch liegt ein Antrag für ein KI-Projekt. Die Fachabteilung ist begeistert, die Zahlen sind weich, und die Begründung enthält das Wort Potenzial. Sechs Fragen trennen an dieser Stelle den belastbaren Antrag vom teuren Versuch.
Sechs Fragen entscheiden über die Freigabe: Erstens, liegt eine gemessene Vorher-Zahl über zwanzig echte Fälle vor? Zweitens, was kostet das Problem im Jahr, und bleibt der Antrag unter zwanzig Prozent davon? Drittens, sind einmalige und laufende Kosten getrennt ausgewiesen, inklusive Betrieb und Modellwechsel? Viertens, gibt es ein Abbruchkriterium mit Frist? Fünftens, trägt ein namentlich genannter Mensch die Kennzahl nach der Einführung? Sechstens, gehören Daten und Wissensgraph dem Haus, mit Export jederzeit? Fehlt die Vorher-Zahl, ist der Antrag unabhängig von der Technik nicht entscheidungsreif.
Im Finanzbereich scheitern KI-Anträge selten an der Technik. Sie scheitern daran, dass niemand die Vorher-Zahl erhoben hat. Ohne sie lässt sich weder ein Nutzen belegen noch ein Misserfolg erkennen, und beides ist teuer.
Frage 1: Wie hoch ist die Vorher-Zahl, und wer hat sie gemessen?
Nicht geschätzt, gemessen. Über die letzten zwanzig Fälle, mit Datum und Namen. Beispiele: Minuten je Servicefrage, Tage bis zum Angebot, Stunden je Monatsbericht. Wenn diese Zahl fehlt, ist der Antrag nicht entscheidungsreif, unabhängig davon, wie gut das Werkzeug ist.
Wie eine solche Zahl sauber entsteht, steht in Business Case rechnen.
Frage 2: Was kostet das Problem heute im Jahr?
Vorher-Zahl mal Fallzahl mal Stundensatz. Diese Rechnung darf grob sein, sie muss nur nachvollziehbar sein. Aus ihr folgt die Faustregel, die wir uns selbst auferlegt haben: Die Lösung darf weniger als zwanzig Prozent dessen kosten, was das Problem heute kostet. Liegt der Antrag darüber, ist entweder der Anwendungsfall zu klein oder der Zuschnitt zu gross.
Frage 3: Welche Kosten sind einmalig, welche laufen?
Der häufigste blinde Fleck. Ein Antrag nennt die Einführung und schweigt zum Betrieb. Gefragt sind: Lizenz oder Nutzung je Monat, Modellkosten, Hosting, interne Betreuung in Stunden je Woche, und die Kosten des jährlichen Modellwechsels. Bei einem Eigenbau kommen zwölf bis achtzehn Monate Entwicklung mit zwei bis drei Entwicklern hinzu, danach dauerhaft Betrieb und Weiterentwicklung.
Frage 4: Woran erkennen wir das Scheitern, und wann?
Ein Antrag ohne Abbruchkriterium ist ein offener Scheck. Belastbar ist: Nach zwei bis vier Wochen wird mit derselben Methode wie vorher gemessen. Erreicht die Nachher-Zahl die vereinbarte Schwelle nicht, endet das Vorhaben an dieser Stelle. Warum das so wichtig ist, zeigt warum KI-Piloten sterben.
Frage 5: Wer trägt die Zahl nach der Einführung?
Ein Name, keine Abteilung. Diese Person berichtet die Kennzahl weiter, wenn der Dienstleister weg ist. Fehlt der Name, verschwindet die Messung nach dem dritten Monat, und mit ihr die Grundlage für jede Folgeentscheidung. Welche Kennzahlen sich dafür eignen, steht in Kennzahlen, die der CFO sehen will.
Frage 6: Was passiert, wenn der Anbieter verschwindet?
Antwortformat: Daten und Wissensgraph gehören dem Haus, Export jederzeit möglich, Aufbau dokumentiert. Steht das nicht im Vertrag, ist der Preis unvollständig, weil das Wechselrisiko beim Kunden liegt und nicht bepreist wurde.
Was dieses Raster nicht leistet
Es bewertet keine Technik und keinen Anbieter. Es sagt auch nichts darüber, ob der gewählte Prozess der richtige erste ist; dafür eignet sich die Priorisierung nach Aufwand und Wirkung in Use Cases priorisieren. Und es ersetzt keine Marktpreisrecherche, sondern liefert die Obergrenze, ab der eine Recherche überhaupt lohnt.
Ein Beispiel, das durchgegangen wäre
Vorher-Zahl bei TROESTER: rund sechs Stunden Lösungszeit je Störung im Service, erhoben an echten Fällen. Nachher, gemessen nach einem Zwei-Wochen-Pilot mit derselben Methode: 76 Minuten, dazu 60 Prozent weniger wiederkehrende Rückfragen. Die Reparatur dauerte danach so lange wie zuvor. Verschwunden ist die Suche, und genau die war bezifferbar.
Häufige Fragen
Woher kommt die Zwanzig-Prozent-Regel?
Aus der Praxis, nicht aus der Lehre. Sie ist eine Obergrenze, keine Zielgröße: Wer mehr als ein Fünftel der heutigen Problemkosten für die Lösung ausgibt, hat zu wenig Puffer für Einführung, Betrieb und die Fälle, die doch manuell bleiben.
Was, wenn die Fachabteilung keine Vorher-Zahl liefern kann?
Dann ist das die erste Aufgabe, und sie kostet zwei Wochen statt eines Budgets. Zwanzig Fälle mit Uhr und Datum reichen. Ohne diese Zahl lässt sich der Erfolg später nicht belegen, was auch für die Fachabteilung schlecht ausgeht.
Wie bewerten wir weiche Effekte wie Entlastung oder Zufriedenheit?
Gar nicht in der Antragsrechnung. Sie sind willkommen, tragen aber keine Investitionsentscheidung. Rechnen Sie mit dem harten Teil und führen Sie die weichen Effekte getrennt als Begründung, nicht als Betrag.
Was kostet der Prozess heute?
Der Prozesskostenrechner setzt Bearbeitungszeit, Fallzahl und Stundensatz in eine Jahreszahl um, die in den Antrag passt.
Prozesskostenrechner öffnen →Sie wollen das Thema im eigenen Betrieb angehen? Die KI-Beratung für den Mittelstand führt von der Prozessanalyse zum messbaren Pilot.
Ein Problemfeld, mehrere Blickwinkel, alle enden in derselben Rechnung: dem Prozesskosten-Rechner.
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