KI im Mittelstand

KI-Investition freigeben: das Pruefraster fuer den CFO

Von Masiar IghaniAuf LinkedIn vernetzenCEO · 16.09.2026 · 7 Min Lesezeit

Auf dem Tisch liegt ein Antrag fuer ein KI-Projekt. Die Fachabteilung ist begeistert, die Zahlen sind weich, und die Begruendung enthaelt das Wort Potenzial. Sechs Fragen trennen an dieser Stelle den belastbaren Antrag vom teuren Versuch.

Schnellantwort

Sechs Fragen entscheiden ueber die Freigabe: Erstens, liegt eine gemessene Vorher-Zahl ueber zwanzig echte Faelle vor? Zweitens, was kostet das Problem im Jahr, und bleibt der Antrag unter zwanzig Prozent davon? Drittens, sind einmalige und laufende Kosten getrennt ausgewiesen, inklusive Betrieb und Modellwechsel? Viertens, gibt es ein Abbruchkriterium mit Frist? Fuenftens, traegt ein namentlich genannter Mensch die Kennzahl nach der Einfuehrung? Sechstens, gehoeren Daten und Wissensgraph dem Haus, mit Export jederzeit? Fehlt die Vorher-Zahl, ist der Antrag unabhaengig von der Technik nicht entscheidungsreif.

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20 %

Im Finanzbereich scheitern KI-Antraege selten an der Technik. Sie scheitern daran, dass niemand die Vorher-Zahl erhoben hat. Ohne sie laesst sich weder ein Nutzen belegen noch ein Misserfolg erkennen, und beides ist teuer.

Frage 1: Wie hoch ist die Vorher-Zahl, und wer hat sie gemessen?

Nicht geschaetzt, gemessen. Ueber die letzten zwanzig Faelle, mit Datum und Namen. Beispiele: Minuten je Servicefrage, Tage bis zum Angebot, Stunden je Monatsbericht. Wenn diese Zahl fehlt, ist der Antrag nicht entscheidungsreif, unabhaengig davon, wie gut das Werkzeug ist.

Wie eine solche Zahl sauber entsteht, steht in Business Case rechnen.

Frage 2: Was kostet das Problem heute im Jahr?

Vorher-Zahl mal Fallzahl mal Stundensatz. Diese Rechnung darf grob sein, sie muss nur nachvollziehbar sein. Aus ihr folgt die Faustregel, die wir uns selbst auferlegt haben: Die Loesung darf weniger als zwanzig Prozent dessen kosten, was das Problem heute kostet. Liegt der Antrag darueber, ist entweder der Anwendungsfall zu klein oder der Zuschnitt zu gross.

Frage 3: Welche Kosten sind einmalig, welche laufen?

Der haeufigste blinde Fleck. Ein Antrag nennt die Einfuehrung und schweigt zum Betrieb. Gefragt sind: Lizenz oder Nutzung je Monat, Modellkosten, Hosting, interne Betreuung in Stunden je Woche, und die Kosten des jaehrlichen Modellwechsels. Bei einem Eigenbau kommen zwoelf bis achtzehn Monate Entwicklung mit zwei bis drei Entwicklern hinzu, danach dauerhaft Betrieb und Weiterentwicklung.

Frage 4: Woran erkennen wir das Scheitern, und wann?

Ein Antrag ohne Abbruchkriterium ist ein offener Scheck. Belastbar ist: Nach zwei bis vier Wochen wird mit derselben Methode wie vorher gemessen. Erreicht die Nachher-Zahl die vereinbarte Schwelle nicht, endet das Vorhaben an dieser Stelle. Warum das so wichtig ist, zeigt warum KI-Piloten sterben.

Ein Antrag ohne Abbruchkriterium ist ein offener Scheck.

Frage 5: Wer traegt die Zahl nach der Einfuehrung?

Ein Name, keine Abteilung. Diese Person berichtet die Kennzahl weiter, wenn der Dienstleister weg ist. Fehlt der Name, verschwindet die Messung nach dem dritten Monat, und mit ihr die Grundlage fuer jede Folgeentscheidung. Welche Kennzahlen sich dafuer eignen, steht in Kennzahlen, die der CFO sehen will.

Frage 6: Was passiert, wenn der Anbieter verschwindet?

Antwortformat: Daten und Wissensgraph gehoeren dem Haus, Export jederzeit moeglich, Aufbau dokumentiert. Steht das nicht im Vertrag, ist der Preis unvollstaendig, weil das Wechselrisiko beim Kunden liegt und nicht bepreist wurde.

Was dieses Raster nicht leistet

Es bewertet keine Technik und keinen Anbieter. Es sagt auch nichts darueber, ob der gewaehlte Prozess der richtige erste ist; dafuer eignet sich die Priorisierung nach Aufwand und Wirkung in Use Cases priorisieren. Und es ersetzt keine Marktpreisrecherche, sondern liefert die Obergrenze, ab der eine Recherche ueberhaupt lohnt.

Ein Beispiel, das durchgegangen waere

Vorher-Zahl bei TROESTER: rund sechs Stunden Loesungszeit je Stoerung im Service, erhoben an echten Faellen. Nachher, gemessen nach einem Zwei-Wochen-Pilot mit derselben Methode: 76 Minuten, dazu 60 Prozent weniger wiederkehrende Rueckfragen. Die Reparatur dauerte danach so lange wie zuvor. Verschwunden ist die Suche, und genau die war bezifferbar.

Die Loesung darf weniger als zwanzig Prozent dessen kosten, was das Problem heute kostet.

Häufige Fragen

Woher kommt die Zwanzig-Prozent-Regel?

Aus der Praxis, nicht aus der Lehre. Sie ist eine Obergrenze, keine Zielgroesse: Wer mehr als ein Fuenftel der heutigen Problemkosten fuer die Loesung ausgibt, hat zu wenig Puffer fuer Einfuehrung, Betrieb und die Faelle, die doch manuell bleiben.

Was, wenn die Fachabteilung keine Vorher-Zahl liefern kann?

Dann ist das die erste Aufgabe, und sie kostet zwei Wochen statt eines Budgets. Zwanzig Faelle mit Uhr und Datum reichen. Ohne diese Zahl laesst sich der Erfolg spaeter nicht belegen, was auch fuer die Fachabteilung schlecht ausgeht.

Wie bewerten wir weiche Effekte wie Entlastung oder Zufriedenheit?

Gar nicht in der Antragsrechnung. Sie sind willkommen, tragen aber keine Investitionsentscheidung. Rechnen Sie mit dem harten Teil und fuehren Sie die weichen Effekte getrennt als Begruendung, nicht als Betrag.