Was der Betrieb eines Altsystems wirklich kostet — und wo die Zahlen liegen
Auf die Frage nach den Kosten eines Altsystems kommt meistens eine Lizenzsumme. Sie ist richtig und beantwortet die Frage nicht, weil sie den kleineren Teil abbildet. Die größeren Posten sind über Kostenstellen verteilt, an denen niemand das System vermutet.
Lizenzen, Infrastruktur und externe Betreuung sind der sichtbare Teil und selten mehr als die Hälfte der Kosten. Dazu kommen: Änderungsaufwand über Marktniveau (Zeitdifferenz je Änderung mal Anzahl im Jahr), Vermeidungskosten in den Fachbereichen (manuelle Nacharbeit, Nebentabellen, Zusatzwerkzeuge), Bereitschaft und Störungen aus dem Ticketsystem sowie die Einarbeitungskosten beim nächsten Personalwechsel. Die Posten werden einzeln mit Quelle dargestellt, nicht zu einer Summe verdichtet.
Posten 1 bis 3: die sichtbaren
Lizenzen und Wartungsverträge, Infrastruktur, und — falls vorhanden — externe Betreuung durch einen Dienstleister. Diese drei stehen im Bericht und werden diskutiert, wenn ein Vertrag ausläuft. Zusammen ergeben sie in den Fällen, die wir gesehen haben, selten mehr als die Hälfte der tatsächlichen Kosten.
Posten 4: Änderungsaufwand über dem Marktniveau
Der wichtigste und am schwersten greifbare. Wenn eine Änderung im Altsystem sechs Wochen dauert und dieselbe fachliche Änderung in einem modernen Umfeld eine Woche, sind fünf Wochen je Änderung ein Kostenposten. Multipliziert mit der Zahl der Änderungen im Jahr ergibt das eine Summe, die meist größer ist als die Lizenzen.
Posten 5: Vermeidungskosten
Was die Organisation tut, um das System nicht anfassen zu müssen: manuelle Nacharbeit, Tabellen neben dem System, ein zusätzlicher Arbeitsschritt in einer Fachabteilung, ein zweites Werkzeug für etwas, das das Altsystem eigentlich könnte. Diese Kosten liegen vollständig außerhalb der IT und sind deshalb in IT-Rechnungen unsichtbar.
Posten 6: Bereitschaft und Störungen
Ausfälle, Nachtarbeit bei Abschlüssen, Bereitschaftsdienste, die es nur wegen dieses Systems gibt. Diese Zahl steht im Ticketsystem und muss nur ausgewertet werden — Anzahl der Vorfälle je System, aufgewendete Stunden, Anteil außerhalb der Regelarbeitszeit.
Posten 7: Das Risiko mit Datum
Der Bus-Faktor lässt sich nicht direkt in Euro ausdrücken, aber sein Eintreten schon: Was kostet es, eine neue Person auf diesem System einzuarbeiten, und wie lange dauert es? Diese Zahl ist erfahrbar, weil es die letzte Einarbeitung schon gab. Sie gehört in die Rechnung, weil sie mit jedem Abgang fällig wird.
Was man mit der Aufstellung macht
Nicht auf eine Gesamtsumme zusammenziehen, sondern nebeneinander stellen — jede Zahl mit Quelle. Eine Aufstellung aus sieben belegten Posten hält einer Diskussion stand. Eine hochgerechnete Gesamtsumme wird zerlegt, und dann geht es um die Annahmen statt um die Entscheidung.
Häufige Fragen
Woher bekommt man die Zeitdifferenz je Änderung?
Aus dem eigenen Ticketsystem: Vorlaufzeit vergleichbarer fachlicher Änderungen im Altsystem gegenüber anderen Systemen im Haus. Der Vergleich innerhalb der eigenen Organisation ist belastbarer als jeder Branchenwert, weil Prozesse und Freigabewege dieselben sind.
Wie erhebt man Vermeidungskosten?
Über Gespräche in den Fachbereichen mit einer konkreten Frage: Welchen Arbeitsschritt machen Sie von Hand, weil das System es nicht kann? Die Antworten sind erstaunlich präzise, weil es sich um tägliche Routinen handelt. Aufwand mal Frequenz mal Personalkosten ergibt die Zahl.
Ist der Bus-Faktor wirklich ein Kostenposten?
Sein Eintreten ist einer. Die letzte Einarbeitung auf dem System hat eine bekannte Dauer und einen bekannten Betreuungsaufwand gekostet. Diese Zahl wird mit jedem Abgang erneut fällig — und sie steigt, je weniger Menschen übrig sind, die einarbeiten können.
Warum keine Gesamtsumme?
Weil jede Verdichtung Annahmen braucht und die Diskussion dann über die Annahmen läuft. Sieben belegte Einzelposten mit Quelle sind schwerer angreifbar und führen schneller zu einer Entscheidung über die Reihenfolge.
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