KI-Assistent betreiben: die Anforderungsliste der IT

Ein KI-Assistent ist aus Sicht der IT kein neues Werkzeug, sondern ein neuer Leser. Er greift lesend auf Bestände zu, die bisher jeweils ein eigenes Rechtesystem hatten, und er beantwortet Fragen, die vorher ein Mensch beantwortet hat. Beides erzeugt Pflichten, die vor dem Start geklärt gehören.

Die folgenden vierzehn Fragen stammen aus Erstgesprächen, in denen die IT-Leitung am Tisch sass. Jede hat ein Antwortformat, das im Protokoll stehen kann. Wo eine Antwort fehlt, ist das kein Ausschlusskriterium, sondern eine offene Position im Plan.

Zugriff und Rechte

Der häufigste Konstruktionsfehler steckt hier: Ein System kopiert beim Import die Rechte und prüft sie danach nie wieder. Nach der ersten Umstrukturierung antwortet es Menschen, die die Quelle längst nicht mehr öffnen dürfen.

• Woher kommt die Identität? Antwortformat: Name des Verzeichnisdienstes, Protokoll, ob Einmalanmeldung. Sinnvoll ist ein Zugriff im Namen des Nutzers, nicht ein technischer Sammelbenutzer. Wie das aussieht, steht in Berechtigungen im Namen des Nutzers.
• Wann werden Rechte geprüft? Antwortformat: bei jeder Anfrage oder einmalig beim Import. Nur das Erste ist betriebstauglich.
• Was passiert bei Rechteentzug? Antwortformat: Frist in Minuten, bis eine entzogene Rolle keine Antworten mehr erzeugt.
• Welche Bestände sind ausgenommen? Antwortformat: Liste der Pfade und Postfächer, die nie gelesen werden. Personalakten und Vorstandsablagen stehen fast immer darauf.

Daten und Schnittstellen

Hier entscheidet sich der Aufwand. Ein System, das nur Vollabzüge kann, läuft dem Betrieb hinterher. Ein System mit Delta-Abgleich liest den Bestand einmal und danach täglich nur die Änderungen.

• Welche Quellsysteme, in welcher Version? Antwortformat: Tabelle mit System, Version, Schnittstellenart, Ansprechpartner.
• Voll oder Delta? Antwortformat: Dauer des Erstlaufs in Stunden, Dauer des täglichen Laufs in Minuten.
• Wer trägt die Last? Antwortformat: Lesefenster je Quellsystem, damit der Abgleich nicht in die Monatsverarbeitung fällt.
• Was passiert bei Formatänderung? Antwortformat: Meldeweg, wenn eine Quelle ihr Feld umbenennt. Ohne diesen Weg fällt der Ausfall erst dem Nutzer auf.

Nachvollziehbarkeit

Eine Antwort ohne Quelle ist im Betrieb wertlos, weil sie sich nicht prüfen lässt. Und ein System ohne Protokoll lässt sich im Zweifel nicht verteidigen.

• Trägt jede Antwort ihre Quelle? Antwortformat: Link auf den Abschnitt, aus dem die Aussage stammt, klickbar bis ins Original.
• Was wird protokolliert? Antwortformat: Zeitpunkt, Nutzer, Frage, herangezogene Dokumente, Aufbewahrungsdauer.
• Wer darf die Protokolle lesen? Antwortformat: Rolle plus Mitbestimmungslage. Der Betriebsrat liest diesen Punkt zuerst, siehe Betriebsrat einbinden.

Betrieb und Notausgang

Die Frage, die in Erstgesprächen fast nie gestellt wird und im dritten Betriebsmonat am meisten zählt: Was passiert, wenn es nicht läuft?

• Wo läuft das Modell? Antwortformat: Rechenzentrum, Rechtsraum, Auftragsverarbeitung. Zur Einordnung: rechtskonform hosten in der EU.
• Was passiert bei Modellwechsel? Antwortformat: fester Prüfsatz aus Fragen mit bekannten Antworten, der vor und nach dem Wechsel läuft. Ohne diesen Satz merkt niemand, wenn die Qualität nachlässt.
• Wer wird nachts gerufen? Antwortformat: Bereitschaft und Reaktionszeit, getrennt nach Ausfall und Qualitätsproblem.
• Wie sieht der Ausstieg aus? Antwortformat: Exportformat der Daten und des Wissensgraphen, Frist, Kosten.

Was diese Liste nicht leistet

Sie ersetzt keine Bewertung des Anwendungsfalls. Ein sauber betriebenes System, das die falsche Frage beantwortet, bleibt nutzlos. Sie ersetzt auch keine Datenschutz-Folgenabschätzung, wo eine nötig ist; dafür gibt es einen eigenen Ablauf. Und sie sagt nichts darüber, ob der Aufbau gekauft oder selbst gebaut wird. Diese Abwägung steht in selbst bauen oder kaufen.

Womit die IT anfängt

Nicht mit der Produktauswahl, sondern mit den vier Fragen zu Rechten. Sie entscheiden bei jedem Anbieter gleich und sortieren die Kandidaten schneller als jede Funktionsliste. Danach zwei bis drei Quellsysteme benennen, die für den ersten Prozess zählen, und den Erstlauf zeitlich einplanen.

Bei TROESTER lief der Pilot zwei Wochen auf echten Servicefällen. Gemessen wurde die Lösungszeit je Störung: vorher rund sechs Stunden, nachher 76 Minuten, dazu 60 Prozent weniger wiederkehrende Rückfragen an die Experten. Die IT hatte vorher geklärt, wer im Namen wessen liest.