KI-Assistent betreiben: die Anforderungsliste der IT

Ein KI-Assistent ist aus Sicht der IT kein neues Werkzeug, sondern ein neuer Leser. Er greift lesend auf Bestaende zu, die bisher jeweils ein eigenes Rechtesystem hatten, und er beantwortet Fragen, die vorher ein Mensch beantwortet hat. Beides erzeugt Pflichten, die vor dem Start geklaert gehoeren.

Die folgenden vierzehn Fragen stammen aus Erstgespraechen, in denen die IT-Leitung am Tisch sass. Jede hat ein Antwortformat, das im Protokoll stehen kann. Wo eine Antwort fehlt, ist das kein Ausschlusskriterium, sondern eine offene Position im Plan.

Zugriff und Rechte

Der haeufigste Konstruktionsfehler steckt hier: Ein System kopiert beim Import die Rechte und prueft sie danach nie wieder. Nach der ersten Umstrukturierung antwortet es Menschen, die die Quelle laengst nicht mehr oeffnen duerfen.

• Woher kommt die Identitaet? Antwortformat: Name des Verzeichnisdienstes, Protokoll, ob Einmalanmeldung. Sinnvoll ist ein Zugriff im Namen des Nutzers, nicht ein technischer Sammelbenutzer. Wie das aussieht, steht in Berechtigungen im Namen des Nutzers.
• Wann werden Rechte geprueft? Antwortformat: bei jeder Anfrage oder einmalig beim Import. Nur das Erste ist betriebstauglich.
• Was passiert bei Rechteentzug? Antwortformat: Frist in Minuten, bis eine entzogene Rolle keine Antworten mehr erzeugt.
• Welche Bestaende sind ausgenommen? Antwortformat: Liste der Pfade und Postfaecher, die nie gelesen werden. Personalakten und Vorstandsablagen stehen fast immer darauf.

Daten und Schnittstellen

Hier entscheidet sich der Aufwand. Ein System, das nur Vollabzuege kann, laeuft dem Betrieb hinterher. Ein System mit Delta-Abgleich liest den Bestand einmal und danach taeglich nur die Aenderungen.

• Welche Quellsysteme, in welcher Version? Antwortformat: Tabelle mit System, Version, Schnittstellenart, Ansprechpartner.
• Voll oder Delta? Antwortformat: Dauer des Erstlaufs in Stunden, Dauer des taeglichen Laufs in Minuten.
• Wer traegt die Last? Antwortformat: Lesefenster je Quellsystem, damit der Abgleich nicht in die Monatsverarbeitung faellt.
• Was passiert bei Formataenderung? Antwortformat: Meldeweg, wenn eine Quelle ihr Feld umbenennt. Ohne diesen Weg faellt der Ausfall erst dem Nutzer auf.

Nachvollziehbarkeit

Eine Antwort ohne Quelle ist im Betrieb wertlos, weil sie sich nicht pruefen laesst. Und ein System ohne Protokoll laesst sich im Zweifel nicht verteidigen.

• Traegt jede Antwort ihre Quelle? Antwortformat: Link auf den Abschnitt, aus dem die Aussage stammt, klickbar bis ins Original.
• Was wird protokolliert? Antwortformat: Zeitpunkt, Nutzer, Frage, herangezogene Dokumente, Aufbewahrungsdauer.
• Wer darf die Protokolle lesen? Antwortformat: Rolle plus Mitbestimmungslage. Der Betriebsrat liest diesen Punkt zuerst, siehe Betriebsrat einbinden.

Betrieb und Notausgang

Die Frage, die in Erstgespraechen fast nie gestellt wird und im dritten Betriebsmonat am meisten zaehlt: Was passiert, wenn es nicht laeuft?

• Wo laeuft das Modell? Antwortformat: Rechenzentrum, Rechtsraum, Auftragsverarbeitung. Zur Einordnung: rechtskonform hosten in der EU.
• Was passiert bei Modellwechsel? Antwortformat: fester Pruefsatz aus Fragen mit bekannten Antworten, der vor und nach dem Wechsel laeuft. Ohne diesen Satz merkt niemand, wenn die Qualitaet nachlaesst.
• Wer wird nachts gerufen? Antwortformat: Bereitschaft und Reaktionszeit, getrennt nach Ausfall und Qualitaetsproblem.
• Wie sieht der Ausstieg aus? Antwortformat: Exportformat der Daten und des Wissensgraphen, Frist, Kosten.

Was diese Liste nicht leistet

Sie ersetzt keine Bewertung des Anwendungsfalls. Ein sauber betriebenes System, das die falsche Frage beantwortet, bleibt nutzlos. Sie ersetzt auch keine Datenschutz-Folgenabschaetzung, wo eine noetig ist; dafuer gibt es einen eigenen Ablauf. Und sie sagt nichts darueber, ob der Aufbau gekauft oder selbst gebaut wird. Diese Abwaegung steht in selbst bauen oder kaufen.

Womit die IT anfaengt

Nicht mit der Produktauswahl, sondern mit den vier Fragen zu Rechten. Sie entscheiden bei jedem Anbieter gleich und sortieren die Kandidaten schneller als jede Funktionsliste. Danach zwei bis drei Quellsysteme benennen, die fuer den ersten Prozess zaehlen, und den Erstlauf zeitlich einplanen.

Bei TROESTER lief der Pilot zwei Wochen auf echten Servicefaellen. Gemessen wurde die Loesungszeit je Stoerung: vorher rund sechs Stunden, nachher 76 Minuten, dazu 60 Prozent weniger wiederkehrende Rueckfragen an die Experten. Die IT hatte vorher geklaert, wer im Namen wessen liest.