Standardsoftware oder Eigenentwicklung? Die Frage nach der Analyse anders stellen
Die Frage wird meistens für ein ganzes System gestellt und ist auf dieser Ebene nicht beantwortbar. Ein gewachsenes Kernsystem enthält beides: Abläufe, die überall gleich sind, und Regeln, die es nur bei Ihnen gibt. Die Analyse macht sichtbar, wo die Linie verläuft.
Die Frage ist nicht für ein ganzes System beantwortbar, sondern je Bereich. Die Trennlinie liegt selten bei Funktionen, sondern bei einer Handvoll gewachsener Regeln innerhalb von Standardabläufen. Drei Fragen je Bereich: Unterscheiden wir uns tatsächlich vom Markt oder tun wir es nur anders, ist der Unterschied Vorteil oder Gewohnheit, und was kostet Anpassung gegenüber Beibehaltung. Meistens gewinnt der Mischweg: Standard mit minimaler Anpassung plus eigene Erweiterung über eine definierte Schnittstelle — nie im Kern des Standardprodukts.
Die Trennlinie liegt nicht bei den Funktionen
Buchhaltung ist Standard, Vertragsverwaltung ist Standard, Stammdatenpflege ist Standard — bis man hinsieht. Der Unterschied ist selten die Funktion, sondern eine Handvoll Regeln innerhalb davon: eine Preisstaffel, die historisch gewachsen ist, ein Genehmigungsweg mit drei Ausnahmen, eine Frist, die anders läuft. Diese Regeln sind der Grund, warum eine Standardeinführung teuer wird — nicht die Software.
Die drei Fragen je Bereich
Erstens: Unterscheidet sich das, was wir hier tun, tatsächlich vom Markt — oder tun wir es nur anders? Zweitens: Wenn es sich unterscheidet, ist das ein Vorteil oder eine Gewohnheit? Drittens: Was kostet es, sich anzupassen, gegenüber dem, was es kostet, die Besonderheit weiterzuführen? Die zweite Frage ist die unbequemste und die ertragreichste.
Warum die Analyse vorher stattfinden muss
Ohne die Liste der tatsächlichen Geschäftsregeln wird die Frage aus dem Bauch beantwortet — und im Zweifel für die Eigenentwicklung, weil jeder Fachbereich seine Besonderheiten kennt und für wichtig hält. Mit der Liste lässt sich zählen: Wie viele Regeln sind es wirklich, wie viele davon greifen im letzten Jahr überhaupt, wie viele verantwortet noch jemand.
Der Mischweg, der meistens gewinnt
Standard für das, was Standard ist, mit möglichst wenig Anpassung — und eine eigene, kleine Erweiterung für die wenigen Regeln, die tatsächlich das Geschäft ausmachen. Entscheidend ist die Grenze dazwischen: eine definierte Schnittstelle statt Anpassungen im Kern des Standardprodukts. Wer im Kern anpasst, kauft ein Standardprodukt und betreibt danach eine Individualsoftware mit fremdem Wartungsvertrag.
Der Fall, in dem Eigenentwicklung richtig ist
Wenn der Bereich das ist, womit Sie sich vom Wettbewerb unterscheiden, und die Regeln sich häufiger ändern als ein Standardanbieter liefern kann. Das ist seltener der Fall als angenommen — aber wo es zutrifft, ist es eindeutig.
Häufige Fragen
Wie viele Anpassungen verträgt eine Standardsoftware?
Weniger als angeboten wird. Als Faustregel gilt: Anpassungen über Konfiguration sind unkritisch, Erweiterungen über definierte Schnittstellen tragbar, Eingriffe in den Kern führen zu Aufwand bei jedem Update. Der Aufwand fällt nicht bei der Einführung an, sondern jahrelang danach.
Woran erkennt man, ob eine Besonderheit ein Wettbewerbsvorteil ist?
Daran, ob ein Kunde sie bemerken würde, wenn sie wegfiele. Regeln, die interne Abläufe betreffen, sind fast nie Vorteile. Regeln, die Preis, Lieferfähigkeit oder Produktgestaltung betreffen, können welche sein — und dann lohnt sich der Aufwand.
Sollte man die Entscheidung vor oder nach der Analyse treffen?
Danach. Vor der Analyse fehlt die Zahl, um die es geht: wie viele Sonderregeln es tatsächlich gibt und wie viele davon noch greifen. Erfahrungsgemäß ist diese Zahl kleiner als erwartet, was die Entscheidung häufig in Richtung Standard verschiebt.
Was ist mit Regeln, die nur noch selten greifen?
Sie gehören auf den Tisch. Eine Regel, die im letzten Jahr fünfmal gegriffen hat, kann eine bewusste manuelle Ausnahme im neuen Ablauf werden. Diese Entscheidung spart oft mehr als jede technische Optimierung.
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