Altsystem stilllegen: was mit den Daten passiert, wenn die Anwendung geht
Am Ende jeder Modernisierung steht ein System, das keiner mehr braucht — und Daten, die man trotzdem nicht löschen darf. Diese Phase wird regelmäßig unterschätzt, weil sie nach dem eigentlichen Vorhaben liegt und niemandem mehr Ruhm bringt.
Die Stilllegung scheitert meist daran, dass das Altsystem „für Auskünfte" weiterläuft — mit doppelten Lizenzen, doppeltem Betrieb und ohne Pflege. Vor der Abschaltung sind drei Fragen zu klären: Aufbewahrungsfristen je Datenbereich, wer in dieser Zeit lesend zugreifen muss, und was gelöscht werden muss. Archiviert wird anwendungsunabhängig: Daten, Datenmodell mit Feldbedeutungen, Schlüsseltabellen und eine Beschreibung der fachlichen Zusammenhänge. Vorbereitet wird das, solange die Menschen noch da sind, die die Felder erklären können.
Warum das Abschalten oft nicht stattfindet
Das neue System läuft, das alte auch, weil „noch ein paar Auswertungen" darauf laufen. Nach zwei Jahren ist der Zustand normal geworden: doppelte Lizenzen, doppelter Betrieb, doppelte Angriffsfläche — und ein System, das niemand mehr pflegt, aber jeder noch erreichen kann. Das ist der schlechteste aller Zustände und der häufigste.
Die drei Fragen vor der Abschaltung
Erstens: Welche Daten unterliegen welcher Aufbewahrungsfrist? Steuerlich und handelsrechtlich sind sechs bis zehn Jahre üblich, branchenspezifisch teils deutlich länger. Zweitens: Wer muss in dieser Zeit lesend darauf zugreifen können, und in welcher Form? Drittens: Welche Daten müssen gelöscht werden, weil ihre Aufbewahrung nicht mehr begründet ist?
Archivieren heißt nicht: das System weiterlaufen lassen
Der bequeme Weg ist, die alte Anwendung „nur für Auskünfte" stehen zu lassen. Das erhält alle Kosten und alle Risiken. Der tragfähige Weg ist die Ablösung der Anwendung von den Daten: Die Bestände werden in ein revisionsfestes Format überführt — strukturiert, mit Datenmodell und Bedeutung der Felder, lesbar ohne die Originalsoftware.
Was ins Archiv gehört, damit es in acht Jahren nutzbar ist
Die Daten selbst, das Datenmodell mit Feldbedeutungen, die Wertelisten und Schlüsseltabellen, und eine kurze Beschreibung der fachlichen Zusammenhänge. Der letzte Punkt entscheidet über die Brauchbarkeit: Eine Tabelle mit vierzig Spalten, deren Namen aus Abkürzungen bestehen, ist in acht Jahren wertlos, wenn niemand mehr weiß, was Feld KZ_ST bedeutete.
Der Zeitpunkt
Die Archivierung wird vorbereitet, während es die Menschen noch gibt, die die Felder erklären können — also während der Modernisierung, nicht danach. Das ist derselbe Grund, aus dem die Analyse vor dem Abgang der Kenner stattfinden muss, und er gilt am Ende noch einmal.
Häufige Fragen
Wie lange müssen Daten aus einem Altsystem aufbewahrt werden?
Das richtet sich nach Handels- und Steuerrecht sowie branchenspezifischen Vorgaben, üblich sind sechs bis zehn Jahre, in regulierten Bereichen deutlich länger. Die Frist gilt je Datenart, nicht pauschal für das System — deshalb lohnt eine Aufteilung statt einer einheitlichen Maximalfrist.
Reicht ein Datenbank-Abzug als Archiv?
Nur zusammen mit dem Datenmodell und den Feldbedeutungen. Ein reiner Abzug ist technisch vollständig und fachlich unlesbar. Was in acht Jahren gebraucht wird, ist die Bedeutung, nicht das Format.
Muss das Altsystem für Auskünfte weiterlaufen?
In der Regel nicht. Wenn die Bestände strukturiert archiviert sind, lassen sich Auskünfte über ein einfaches Leseinstrument erteilen. Das kostet einen Bruchteil des Weiterbetriebs und beseitigt die Sicherheitslage eines ungepflegten Systems.
Wann wird die Archivierung vorbereitet?
Während der Modernisierung, nicht danach. Zu diesem Zeitpunkt ist die Analyse ohnehin gemacht, die Feldbedeutungen sind erhoben, und es gibt noch Menschen, die Unklarheiten auflösen können. Nach der Abschaltung ist dieses Wissen nicht mehr abrufbar.
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