Fachliche Abnahme nach der Migration: die Kriterien, die vorher feststehen müssen
Der gefährlichste Satz vor einer Umstellung lautet: Das prüft der Fachbereich dann. Ohne vorab festgelegte Kriterien wird die Prüfung zu einem Rundgang durch Oberflächen, und Abweichungen fallen erst im Betrieb auf — meist im ersten Abschluss.
Eine fachliche Abnahme braucht vorab festgelegte Kriterien und vier Prüfarten: Summenabgleich mit identischer Definition auf beiden Seiten, gezielte Stichproben entlang der Sonderfälle (ältester Vorgang, meiste Änderungen, ungewöhnlichster Status), ein vollständiger Geschäftsvorfall als echte Arbeit durch die tägliche Bearbeiterin, und ein parallel gefahrener Monats- oder Jahresabschluss. Abgenommen wird von denen, die mit den Daten arbeiten, mit reservierter Zeit im Kalender.
Prüfart 1: Summenabgleich
Die härteste und billigste Prüfung. Vorab wird festgelegt, welche Kennzahlen in beiden Systemen übereinstimmen müssen: Anzahl aktiver Vorgänge, Summe offener Posten, Bestandswerte je Kategorie, Anzahl je Statuswert. Diese Zahlen werden auf beiden Seiten mit derselben Definition erzeugt und verglichen. Abweichungen sind entweder erklärbar oder ein Befund — dazwischen gibt es nichts.
Prüfart 2: Stichprobe entlang der Sonderfälle
Nicht zufällig, sondern gezielt: der älteste Vorgang, der mit den meisten Änderungen, der mit dem ungewöhnlichsten Status, der eines Kunden mit Sonderkonditionen. Zwanzig gezielt gewählte Fälle finden mehr als zweihundert zufällige, weil die Migration bei Standardfällen fast immer stimmt.
Prüfart 3: Der vollständige Vorgang
Ein realer Geschäftsvorfall wird von Anfang bis Ende durchgespielt — im neuen System, mit den migrierten Daten, durch die Personen, die ihn täglich bearbeiten. Nicht als Demonstration, sondern als Arbeit. Diese Prüfung findet die Dinge, die in keiner Datenprüfung auftauchen: einen fehlenden Schritt, eine Berechtigung, die nicht gesetzt ist, ein Formular, das anders heißt.
Prüfart 4: Der Abschluss
Der Monats- oder Jahresabschluss ist der Moment, in dem sich zeigt, ob die Migration trägt. Er sollte einmal parallel gefahren werden — im alten und im neuen System, mit Vergleich der Ergebnisse. Das ist aufwendig und die einzige Prüfung, die die zeitraumbezogene Logik tatsächlich abdeckt.
Wer abnimmt
Die Personen, die mit den Daten arbeiten, nicht ihre Leitung und nicht die IT. Eine Abnahme durch jemanden, der das System nicht täglich benutzt, ist eine Unterschrift ohne Prüfung. Und sie braucht Zeit im Kalender: Abnahme, die nebenbei erledigt wird, findet nicht statt.
Häufige Fragen
Was gehört in ein Abnahmeprotokoll?
Je Kriterium: die vorab festgelegte Erwartung, das Ergebnis, und bei Abweichung die Erklärung oder die Entscheidung, sie zu akzeptieren. Ein Protokoll ohne die vorab festgelegte Erwartung ist eine Beschreibung des Zustands, keine Abnahme.
Wie lange dauert eine fachliche Abnahme?
Für ein mittelgroßes System zwei bis vier Wochen, davon der größte Teil für den parallelen Abschluss. Kürzere Zeiträume bedeuten in der Regel, dass der Abschluss nicht mitgeprüft wurde — und genau dort liegen die teuersten Abweichungen.
Was tun, wenn Abweichungen gefunden werden?
Zuerst einordnen: Migrationsfehler, Datenqualitätsproblem aus dem Altbestand oder bewusste fachliche Änderung. Alle drei kommen vor, und nur der erste ist ein Fehler. Die anderen beiden brauchen eine dokumentierte Entscheidung, keine Korrektur.
Kann man die Abnahme automatisieren?
Den Summenabgleich ja, und er sollte automatisiert sein, damit er wiederholbar ist. Der vollständige Vorgang und der Abschluss brauchen Menschen, weil sie Dinge finden, für die man vorher keine Prüfung formulieren konnte.
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