Mitarbeiter verbringen Arbeitszeit mit Suchen: der größte unsichtbare Kostenblock

Wie groß der Block ist und warum ihn niemand merkt

Studien zu Büroarbeit landen seit Jahren in derselben Größenordnung: ein spürbarer zweistelliger Anteil der Arbeitszeit entfällt auf das Suchen nach Informationen, je nach Erhebung grob zwischen einer und zweieinhalb Stunden pro Tag. Für die Werkhalle gibt es weniger Zahlen, aber die Mechanik ist dieselbe, nur teurer: Wer an der Maschine auf eine Information wartet, dessen Maschine wartet mit. Dass es trotzdem kaum jemand bemerkt, liegt an der Form: Suchzeit kommt in kleinen Stücken, vier Minuten hier, zehn dort, und kein einzelnes Stück ist meldewürdig. Ein Maschinenstillstand ist ein Ereignis mit Uhrzeit und Verantwortlichem; die Suche hat weder noch. Sie ist Hintergrundrauschen, und Hintergrundrauschen wird überhört, nicht abgestellt.

Ordnerdisziplin ist nicht die Lösung: Auffindbarkeit ist eine Systemeigenschaft

Der Reflex lautet: bessere Ablage, klare Ordnerstruktur, Benennungsregeln. Das scheitert verlässlich, aus drei Gründen. Erstens verlangt jede Ordnerstruktur, dass der Suchende die Logik des Ablegenden errät, dieselbe Zeichnung liegt für den einen unter dem Projekt, für den anderen unter dem Kunden. Zweitens veraltet Disziplin: Die Struktur ist am Tag der Einführung sauber und zwei Jahre später ein Museum mit Anbauten. Drittens liegt das Gesuchte oft in Postfächern, Chatverläufen und Köpfen, nicht in Ordnern. Man kann Menschen nicht zu einer Ablage disziplinieren, die gegen ihre Arbeitsweise gebaut ist.

Der Perspektivwechsel: Das Finden muss von der Ablage unabhängig werden, die Ablage selbst muss nicht perfekt sein. Das heißt konkret: Suche in eigenen Worten über alle relevanten Quellen hinweg, Treffer als Passage statt als Dateiname, erreichbar an dem Ort, wo die Frage entsteht, auch in der Halle. Moderne Suchwerkzeuge und Sprachmodelle über den eigenen Beständen machen genau das inzwischen ohne Großprojekt möglich; die Voraussetzung ist Zugriff auf die Quellen und eine saubere Rechteprüfung, nicht Ordnung.

Wer das Thema im eigenen Haus auf den Tisch bringen will, braucht eine Woche Strichliste, keine Studie: Fünf Mitarbeiter notieren jede Suche über zwei Minuten, wonach, wie lange, gefunden oder aufgegeben. Das Ergebnis ist regelmäßig unbequem genug, um die Diskussion zu beenden, und liefert nebenbei die Liste der zwanzig meistgesuchten Dinge, mit der jede Verbesserung anfangen sollte.

Suchzeit fällt nie auf null, ein Rest an Klärung gehört zur Arbeit. Realistisch ist, die häufigen, wiederkehrenden Suchen von Minuten auf Sekunden zu bringen: gültige Zeichnung, letzter Stand beim Kunden, Einstellwerte, Störungshistorie. Das ist eine Frage der Werkzeuge und des Zugriffs, keine Frage der Disziplin. Und es ist einer der wenigen Kostenblöcke, bei dem die Verbesserung sofort bei jedem Mitarbeiter ankommt, jeden Tag.