Prozesskosten berechnen ohne Beratungsprojekt: eine einfache Rechnung, die reicht
Prozesskosten berechnen klingt nach einem Projekt mit Beratern, Interviews und einem hundertseitigen Bericht. Nötig ist davon nichts. Was ein Auftrag, eine Bestellung oder eine Reklamation kostet, lässt sich mit Bordmitteln in wenigen Tagen belastbar schätzen — genau genug, um zu entscheiden.
Prozesskosten berechnet man ohne Beratungsprojekt in drei Schritten: Mengengerüst aus dem ERP (wie oft kommt der Vorgang vor), Zeitaufwand je Schritt aus Befragung der Beteiligten (Spannen genügen), Vollkostensatz je Rolle (im Mittelstand meist 45 bis 75 Euro pro Stunde). Menge mal Minuten mal Satz ergibt die Jahreskosten. Die Genauigkeit von Schätzwerten reicht, weil Entscheidungen an Größenordnungen hängen, nicht an Nachkommastellen. Zuerst rechnet man den Auftragsprozess, den Bestellprozess und den Prozess mit den meisten internen Klagen. Die Sätze machen Zeitvergleiche, Variantenvergleiche und Investitionsrechnungen möglich.
Warum die Buchhaltung diese Frage nicht beantwortet
Die Finanzbuchhaltung kennt Kostenarten und Kostenstellen: Personal, Miete, IT, zugeordnet zu Abteilungen. Was sie nicht kennt, sind Vorgänge. Die 40 Minuten, die eine Bestellung durch Einkauf, Wareneingang und Buchhaltung läuft, verteilen sich auf drei Kostenstellen und verschwinden dort im Gemeinkostenblock. Deshalb weiß fast jeder Betrieb, was eine Maschinenstunde kostet — und fast keiner, was eine Bestellung kostet.
Die Rechnung in drei Schritten
Erstens das Mengengerüst: Wie oft kommt der Vorgang im Jahr vor? Die Zahl liefert das ERP oder notfalls der Rechnungsausgang. Zweitens der Zeitaufwand: Welche Schritte durchläuft der Vorgang, und wie viele Minuten kostet jeder Schritt? Hier reicht es, die Beteiligten zu fragen und mit Spannen zu arbeiten — fünf bis zehn Minuten sind eine brauchbare Angabe. Drittens der Stundensatz: Vollkosten je Rolle, im Mittelstand meist 45 bis 75 Euro. Menge mal Minuten mal Satz ergibt die Jahreskosten des Prozesses.
Genauigkeit: gut genug schlägt exakt
Der häufigste Einwand lautet, solche Schätzungen seien ungenau. Das stimmt — und ist unerheblich. Ob eine Bestellung 18 oder 26 Euro kostet, ändert keine Entscheidung; ob sie 5 oder 50 Euro kostet, ändert jede. Für Entscheidungen genügt die Größenordnung, und die liefert die einfache Rechnung zuverlässig. Wer die zweite Nachkommastelle will, will meist keine Entscheidung, sondern einen Aufschub.
Welche drei Prozesse zuerst
Erstens der Auftragsprozess vom Eingang bis zur Rechnung, weil er das höchste Volumen mal Wert hat. Zweitens der Bestellprozess von der Anforderung bis zur bezahlten Rechnung, weil dort die meisten Medienbrüche sitzen. Drittens der Prozess, über den intern am meisten geklagt wird — Reklamationen, Angebotserstellung, Personaleinsatzplanung. Die Klagen sind fast immer ein zuverlässiger Zeiger auf hohe Liegezeiten.
Was mit den Zahlen passiert
Die Sätze je Vorgang machen dreierlei möglich. Vergleiche über die Zeit: Wird der Prozess teurer oder billiger? Vergleiche zwischen Varianten: Was kostet ein Auftrag mit Sonderwünschen gegenüber einem Standardauftrag? Und Investitionsrechnungen: Eine Automatisierung, die je Bestellung zehn Minuten spart, hat bei 8.000 Bestellungen im Jahr und 60 Euro Stundensatz einen Gegenwert von 80.000 Euro — gegen diese Zahl kann jedes Angebot antreten.
Der Anfang ist ein Nachmittag
Einen Prozess auswählen, die Beteiligten für je 20 Minuten befragen, das Mengengerüst aus dem ERP ziehen, rechnen. Mehr ist es nicht. Die größte Hürde ist nicht der Aufwand, sondern die Sorge vor dem Ergebnis — denn wer die Zahl kennt, muss mit ihr umgehen.
Häufige Fragen
Wie berechnet man Prozesskosten konkret?
Menge mal Zeit mal Stundensatz. Das Mengengerüst liefert das ERP, den Zeitaufwand je Prozessschritt liefern kurze Befragungen der Beteiligten, den Stundensatz die Vollkosten je Rolle — im Mittelstand meist 45 bis 75 Euro. Ein einzelner Prozess ist damit an ein bis zwei Nachmittagen gerechnet.
Wie genau müssen die Zahlen sein?
Größenordnung genügt. Ob eine Bestellung 18 oder 26 Euro kostet, ändert keine Entscheidung; ob sie 5 oder 50 Euro kostet, ändert jede. Wer mit Spannen arbeitet und die Annahmen notiert, hat eine belastbare Grundlage — und kann später verfeinern, wo es sich lohnt.
Welche Prozesse sollte man zuerst rechnen?
Den Auftragsprozess vom Eingang bis zur Rechnung, weil er das höchste Volumen hat; den Bestellprozess bis zur bezahlten Rechnung, weil dort die meisten Medienbrüche sitzen; und den Prozess, über den intern am meisten geklagt wird. Die Klagen zeigen fast immer zuverlässig auf hohe Liege- und Klärzeiten.
Wozu braucht man Prozesskostensätze im Alltag?
Für drei Arten von Entscheidungen: Entwicklung über die Zeit beobachten, Varianten vergleichen — etwa Sonderaufträge gegen Standardaufträge — und Investitionen bewerten. Eine Automatisierung, die je Vorgang zehn Minuten spart, bekommt über Menge und Stundensatz einen konkreten Jahresgegenwert, gegen den jedes Angebot antreten muss.
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