Logistik: Disposition, die mitdenkt.

Wo die Disposition heute Zeit verliert

Ein typischer Morgen in einer mittelständischen Disposition beginnt um 5:30 Uhr mit dem Abgleich von drei Quellen: den Aufträgen aus dem ERP, der Fahrzeug- und Fahrerliste aus einer Tabelle vom Vorabend und den Nachrichten, die über Nacht im Fahrerchat eingegangen sind. Bis 7 Uhr steht ein Plan. Dann meldet sich der erste Kunde mit einem geänderten Zeitfenster, ein Fahrzeug bleibt in der Werkstatt, und ein Eilauftrag aus dem Vertrieb kommt hinzu. Ab diesem Moment plant der Disponent den Tag zum zweiten Mal, meist am Telefon, während er gleichzeitig den ersten Plan noch kommuniziert. In unserer Praxis kostet eine solche Umplanung 30 bis 90 Minuten, je nachdem, wie viele Touren betroffen sind.

Dabei entstehen die drei Verluste, die jeder Logistikleiter kennt: Leerfahrten, weil eine Rückladung nicht gefunden wurde, obwohl sie im System stand; Wartezeiten an der Rampe, weil das Zeitfenster des Kunden nur der Kollege kannte; und Sonderfahrten, weil eine Umplanung unter Zeitdruck die teuerste Lösung wählt, die sicher funktioniert. Keiner dieser Verluste entsteht aus mangelnder Erfahrung. Sie entstehen daraus, dass ein Mensch mehr Bedingungen gleichzeitig prüfen muss, als in 30 Minuten möglich ist.

Wissen und Planung zusammen

Aufträge, Kapazitäten und Wissen aus dem Betrieb werden zusammengeführt; Engpässe und Leerfahrten werden früher sichtbar. Der Disponent behält die Kontrolle, das System rechnet mit. Das ist der Kern: Ein Optimierungsverfahren prüft alle Aufträge gegen alle Fahrzeuge, Fahrer, Zeitfenster und gesetzlichen Vorgaben in einem Rechengang und liefert einen Vorschlag, der jede dieser Bedingungen erfüllt. Der zweite Teil, der oft übersehen wird, ist das Betriebswissen: Welche Rampe nur bis 14 Uhr annimmt, welcher Kunde bei Verspätung sofort anruft, welcher Fahrer den Kran auf dem Sattelzug bedienen darf. Dieses Wissen steht selten im Transportmanagementsystem, meist in Köpfen, Chats und Notizzetteln. Ein Wissensassistent macht es abrufbar, damit es in den Vorschlag einfließt und auch dann verfügbar ist, wenn der Kollege frei hat.

• Weniger Leerfahrten und Wartezeiten: Rückladungen und Zeitfenster werden bei jeder Planung vollständig geprüft, statt nur die, an die der Disponent gerade denkt.
• Schnellere Umplanung bei Störungen: Fällt ein Fahrzeug aus, liegt ein neuer, zulässiger Vorschlag in Minuten vor, mit Kennzeichnung, welche Touren sich ändern.
• Wissen abrufbar, auch im Schichtwechsel: Rampenzeiten, Kundenbesonderheiten und Fahrerqualifikationen stehen im System mit Quelle, statt nur im Kopf der Frühschicht. Wie eine Übergabe aussieht, die solches Wissen nicht verliert, zeigt Schichtübergabe-Checkliste.

Was rechnet das System, und was bleibt beim Disponenten?

Die Aufteilung ist klarer, als viele Anbieter sie darstellen. Das System übernimmt alles, was aus vielen Bedingungen einen zulässigen Plan macht: Touren zusammenstellen, Reihenfolge der Stopps, Zuordnung zu Fahrzeugtypen, Prüfung der Lenk- und Ruhezeiten, Einhaltung der Zeitfenster. Der Disponent behält alles, was eine Abwägung zwischen Kunden, Kosten und Beziehungen verlangt: welcher Kunde bei Knappheit Vorrang hat, ob eine Sonderfahrt den Ärger wert ist, ob ein Fahrer nach einer schlechten Woche die lange Tour bekommt. Gerade bei Sonderfällen und Kundenpriorisierung ist die menschliche Beurteilung weiterhin entscheidend. Wie diese Freigabe technisch abgesichert wird, damit kein Plan ohne Menschen an die Fahrer geht, beschreibt Human in the Loop als Architektur.

Wichtig ist, dass der Vorschlag begründet ist. Ein Plan, der nur sagt „Tour 7 fährt zuerst nach Bielefeld“, wird vom Disponenten nach der zweiten Abweichung ignoriert. Ein Plan, der sagt „Tour 7 fährt zuerst nach Bielefeld, weil das Zeitfenster dort um 9 Uhr schließt und der Fahrer sonst um 13 Uhr seine 4,5 Stunden Lenkzeit ohne Pause überschreitet“, kann geprüft und im Zweifel übersteuert werden. Diese Begründung ist der Unterschied zwischen einem Rechner und einem Assistenten, und sie ist es, die nach vier Wochen darüber entscheidet, ob der Disponent das System noch benutzt.

Welche Daten braucht die KI-Disposition?

Benötigt werden strukturierte Auftrags- und Kapazitätsdaten sowie klar definierte Restriktionen wie Zeitfenster und Fahrzeugtypen. Diese Daten liegen in den meisten Betrieben bereits vor, nur nicht an einem Ort. Die folgenden vier Gruppen reichen für den Start, und in unserer Praxis ist die vierte Gruppe die, die am längsten dauert, weil sie zuerst aus Köpfen aufgeschrieben werden muss.

• Aufträge: Abhol- und Lieferadresse, Menge, Gewicht, Volumen, Zeitfenster, Auftraggeber. Quelle ist das ERP oder TMS. Wenn Zeitfenster nur im Auftragstext stehen, müssen sie erst als Feld erfasst werden.
• Kapazitäten: Fahrzeuge mit Typ, Ladekapazität und Ausstattung (Kran, Kühlung, Ladebordwand), Fahrer mit Qualifikationen und Verfügbarkeit, Werkstatttermine. Quelle ist meist eine Tabelle.
• Gesetzliche Restriktionen: Lenk- und Ruhezeiten nach Verordnung (EG) 561/2006: höchstens 9 Stunden Lenkzeit am Tag, zweimal je Woche 10 Stunden, spätestens nach 4,5 Stunden eine Pause von 45 Minuten, höchstens 56 Stunden je Woche und 90 Stunden in zwei aufeinanderfolgenden Wochen. Dazu Fahrverbote und Gefahrgutregeln. Diese Regeln sind fest und lassen sich dem System einmal beibringen.
• Betriebswissen: Rampenzeiten je Kunde, Ansprechpartner, Besonderheiten der Entladung, welche Kunden Verspätung tolerieren. Das steht in E-Mails, Chats und Köpfen und wird im Pilot zuerst gesammelt.

Die Daten müssen für den Start weder vollständig noch perfekt sein. Was zählt, ist, dass die Lücken bekannt sind. Ein Zeitfenster, das fehlt, wird im Vorschlag als Annahme gekennzeichnet, und der Disponent ergänzt es beim ersten Mal. Ab dem zweiten Mal steht es im System. Welche Datenqualität für einen Planungsassistenten ausreicht und wo ein klassisches APS-System die bessere Wahl ist, vergleicht APS oder KI-Planungsassistent. Wie sich Materialengpässe früh im Plan zeigen, statt erst an der Rampe, beschreibt Materialengpass früh erkennen.

Wie sieht der Pilot in vier Wochen aus?

Ein Pilot in zwei bis vier Wochen reicht, um zu sehen, ob das System Ihren Betrieb versteht. Entscheidend ist der Parallelbetrieb: Der Disponent plant wie bisher, das System plant daneben, und beide Pläne werden jeden Abend verglichen. So entsteht kein Risiko für die Auslieferung, und die Abweichungen zeigen genau, wo dem System noch Wissen fehlt.

• Woche 1, Daten sichten: Aufträge, Fahrzeuge, Fahrer und Restriktionen aus ERP, TMS, Telematik und Tabellen zusammentragen. Jede Lücke wird notiert, keine wird geschlossen. Ergebnis ist eine Liste der Quellen mit Verantwortlichem.
• Woche 2, Regeln erfassen: Gesetzliche Vorgaben einmal hinterlegen, Betriebswissen aus zwei Gesprächen mit den erfahrensten Disponenten aufschreiben. Ergebnis ist ein Regelwerk, das der Disponent gegenliest.
• Woche 3, parallel fahren: Jeden Morgen erzeugt das System einen Vorschlag. Der Disponent fährt seinen Plan, notiert aber je Tour, ob der Vorschlag besser, gleich oder schlechter war und warum. Ergebnis sind zehn Tagesvergleiche.
• Woche 4, messen und entscheiden: Vier Kennzahlen aus Woche 0 und Woche 4 nebeneinander, dazu die Liste der Fälle, in denen das System falsch lag. Ergebnis ist eine Entscheidung mit Zahlen.

Woran erkennen Sie nach vier Wochen, dass es wirkt?

Vier Zahlen genügen, und alle vier lassen sich mit Bordmitteln erheben. Der Leerkilometer-Anteil: gefahrene Kilometer ohne Ladung geteilt durch alle Kilometer, aus der Telematik oder den Tachos. Die Wartezeit an der Rampe: Summe der Standzeiten je Woche, aus der Telematik oder den Lieferscheinen. Die Umplanungsdauer: Minuten vom Eingang einer Störung bis zum kommunizierten neuen Plan, vom Disponenten notiert. Und die Zahl der manuellen Eingriffe: Wie oft musste der Disponent den Vorschlag ändern, und in wie vielen Fällen hatte er recht? Wer diese vier Zahlen in Woche null erhebt, hat in Woche vier eine Entscheidungsgrundlage. Was der Betrieb an einem Liefertermin verliert, der zugesagt wurde und nicht haltbar ist, rechnet Liefertermin zugesagt, aber nicht haltbar vor.

Für die Vorbereitung des Piloten haben wir die Datenquellen, Restriktionen, Wissensträger und Kennzahlen in ein Blatt gebracht, das der Logistikleiter mit dem Disponenten in einer Stunde ausfüllt. Sie können das Vorbereitungsblatt Dispositions-Pilot als druckbares Arbeitsblatt (PDF) herunterladen. Es ist zugleich die Gesprächsgrundlage für den Betriebsrat, denn Telematikdaten je Fahrer fallen unter die Mitbestimmung nach BetrVG § 87 Abs. 1 Nr. 6. Wie diese Einbindung ohne Verzögerung gelingt, beschreibt Betriebsrat bei KI einbinden.

Was KI in der Disposition nicht löst

Sie ersetzt den Disponenten nicht. Die KI liefert begründete Planvorschläge, die Entscheidung und das Erfahrungswissen bleiben beim Menschen, und in unserer Praxis wird der Disponent durch das System eher wichtiger, weil er von der Rechenarbeit entlastet ist und mehr Zeit für die Fälle hat, die Abwägung brauchen. Sie löst auch keine Kapazitätsprobleme: Wenn für 40 Touren 30 Fahrer da sind, rechnet das System die beste Verteilung von 30 Fahrern, mehr nicht. Und sie ersetzt keine Daten, die es nicht gibt. Ein Zeitfenster, das nirgends steht, kann kein System einhalten. Der Pilot zeigt diese Lücken in Woche 1, und das ist oft sein wertvollstes Ergebnis. Was passiert, wenn ein Eilauftrag den ganzen Plan umwirft, und wie ein Betrieb das mit und ohne Assistent bewältigt, beschreibt Eilauftrag wirft Produktionsplan um.