Liefertermine nicht haltbar: warum Zusagen im Vertrieb entstehen und in der Fertigung sterben
Liefertermine, die nicht haltbar sind, entstehen selten in der Fertigung. Sie entstehen am Telefon, wenn der Vertrieb eine Woche nennt, die der Kunde hören will — und sterben drei Wochen später an einer Kapazität, die zum Zeitpunkt der Zusage niemand geprüft hat. Die Fertigung bekommt dann die Reklamation für eine Entscheidung, an der sie nicht beteiligt war.
Nicht haltbare Liefertermine entstehen im Moment der Zusage, nicht in der Fertigung: Der Vertrieb schätzt aus Erfahrung, ohne Engpasskapazität, Materialverfügbarkeit und Auftragsbestand zu prüfen. Bei hoher Auslastung ist diese Schätzung systematisch zu optimistisch. Die Lösung ist eine Kapazitätsprüfung vor der Zusage — eine Wochenscheibe je Engpass reicht — plus eine Vereinbarung: Der Vertrieb sagt nur geprüfte Termine zu, die Fertigung hält geprüfte Termine verlässlich ein. Rettungsversuche nach der Zusage (Überstunden, Umplanung, Fremdvergabe) sind immer die teurere Variante.
Der Termin entsteht ohne Blick auf die Kapazität
Im typischen Ablauf fragt der Kunde an, der Vertrieb schätzt anhand von Erfahrung — „das dauert bei uns etwa vier Wochen" — und sagt zu. Ob in diesen vier Wochen die Engpassmaschine frei ist, ob das Material lieferbar ist, ob zwei andere Großaufträge im selben Zeitraum laufen: unbekannt. Die Schätzung war vielleicht vor einem Jahr richtig, als die Auslastung bei 70 Prozent lag. Bei 90 Prozent Auslastung ist dieselbe Schätzung systematisch zu optimistisch, weil jede Störung sich fortpflanzt statt sich in Puffern zu verlaufen.
Warum die Fertigung den Termin nicht mehr retten kann
Wenn die Zusage einmal draußen ist, bleiben der Fertigung nur teure Optionen: Überstunden, Umplanung zu Lasten anderer Aufträge, Fremdvergabe. Jede davon kostet Geld oder verschiebt das Problem auf den nächsten Kunden. Der Punkt, an dem der Termin billig zu retten gewesen wäre, liegt vor der Zusage — als man ihn noch eine Woche später hätte legen können, ohne dass es jemanden gestört hätte.
Zusagen aus Kapazität statt aus Hoffnung
Der Unterschied zwischen einem Wunschtermin und einem belastbaren Termin ist eine Prüfung im Moment der Anfrage: Welche Engpasskapazität ist im fraglichen Zeitraum noch frei, wann ist das Material da, was liegt schon im Auftragsbestand. Das muss nicht minutengenau sein — eine Wochenscheibe je Engpass reicht für die meisten Zusagen aus. Entscheidend ist, dass die Prüfung vor der Zusage stattfindet und dass der Vertrieb Zugriff darauf hat, ohne jedes Mal in der Fertigung anrufen zu müssen.
Was sich organisatorisch ändern muss
Technik allein löst das nicht. Es braucht eine Vereinbarung zwischen Vertrieb und Fertigung: Termine unterhalb einer definierten Frist werden nur nach Kapazitätsprüfung zugesagt, und die Fertigung hält im Gegenzug die geprüften Termine mit hoher Verlässlichkeit. Dieser Tausch ist der Kern — der Vertrieb gibt die bequeme Sofortzusage auf und bekommt dafür Termine, mit denen er sich beim Kunden nicht mehr blamiert. In Betrieben, die das eingeführt haben, dreht sich das Gespräch mit dem Kunden spürbar: von der Entschuldigung für den letzten Verzug zur verlässlichen Aussage für den nächsten Auftrag.
Häufige Fragen
Warum reißen Liefertermine trotz Puffer?
Weil Puffer bei hoher Auslastung nicht mehr wirken. Bei 70 Prozent Auslastung verläuft sich eine Störung im Leerlauf dazwischen; bei 90 Prozent trifft sie den nächsten Auftrag und der gibt sie weiter. Derselbe Puffer, der früher reichte, reicht dann nicht mehr — die Schätzregel ist veraltet, nicht die Fertigung schlechter geworden.
Muss der Vertrieb künftig für jede Anfrage in der Fertigung anrufen?
Nein, das wäre der falsche Weg und hält keine zwei Monate. Ziel ist ein Kapazitätsbild, das der Vertrieb selbst einsehen kann — je Engpass eine Wochenscheibe mit freier Kapazität. Nur Grenzfälle und Großaufträge gehen noch über den kurzen Dienstweg.
Wie genau muss die Kapazitätsprüfung sein?
Gröber, als die meisten denken. Für eine Terminzusage reicht meist die Frage, ob die Engpassmaschine in der Zielwoche noch Stunden frei hat und ob das Material bis dahin da ist. Minutengenaue Feinplanung ist für die Zusage nicht nötig — sie kommt erst bei der Einplanung.
Was bringt bessere Termintreue wirtschaftlich?
Direkt: weniger Vertragsstrafen, weniger Expressfracht, weniger Überstunden für Rettungsaktionen. Indirekt und meist größer: Kunden, die Termine glauben, fragen früher an und akzeptieren realistische Fristen — das nimmt Druck aus der gesamten Planung.
Prüfen Sie, was gerissene Termine Sie kosten.
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