RFQ-Management: eingehende Anfragen strukturieren und triagieren
Eine Request for Quotation, kurz RFQ, ist der Startpunkt jedes Angebots. Wer den Eingang dieser Anfragen nicht strukturiert, behandelt aussichtsreiche und aussichtslose Anfragen gleich und verliert Kalkulationszeit an beiden Enden. RFQ-Management legt fest, welche Anfrage wie viel Aufwand bekommt.
RFQ steht für Request for Quotation, die formelle Angebotsanfrage eines Kunden. RFQ-Management sortiert jede Anfrage nach Machbarkeit, Passung und Gewinnchance, bevor kalkuliert wird. KI liest Anfragen und Anhänge aus, markiert fehlende Angaben und schlägt eine Einordnung vor; die Entscheidung trifft der Vertrieb.
Was bedeutet RFQ?
RFQ ist die Abkürzung für Request for Quotation, auf Deutsch Angebotsanfrage oder Preisanfrage. Ein Einkauf schickt sie an einen oder mehrere Lieferanten, wenn Leistung und Menge weitgehend feststehen und ein Preis gebraucht wird. Aus Sicht des Vertriebs ist die RFQ der formale Startpunkt für Kalkulation und Angebot.
Ein typisches RFQ-Dokument enthält Zeichnungen oder Spezifikationen, Werkstoffe und Normen, Stückzahlen und Losgrößen, Liefertermine, Lieferbedingungen nach Incoterms, Zahlungsbedingungen und eine Frist für das Angebot. Fehlt eine dieser Angaben, beginnt die Arbeit mit einer Rückfrage.
Was ist der Unterschied zwischen RFI, RFQ und RFP?
- RFI (Request for Information): Informationsanfrage in einer frühen Phase. Der Kunde sondiert Fähigkeiten und Anbieter, ein Preis wird noch nicht erwartet.
- RFQ (Request for Quotation): Preisanfrage für eine weitgehend definierte Leistung. Verglichen werden vor allem Preis, Termin und Konditionen.
- RFP (Request for Proposal): Aufforderung zu einem Lösungsvorschlag, wenn der Weg offen ist. Bewertet werden Konzept, Umsetzung und Preis.
Im technischen Vertrieb verschwimmen die Grenzen: Viele RFQs enthalten offene Punkte, die eigentlich eine Lösung verlangen. Genau diese Fälle binden die meiste Kalkulationszeit.
Was ist RFQ-Management?
RFQ-Management heißt, jede eingehende Anfrage bewusst zu sortieren, bevor Arbeit hineinfließt. In einem typischen Posteingang liegen aussichtsreiche Anfragen neben reinen Preisabfragen, technisch nicht machbaren Wünschen und Marktsondierungen von Wettbewerbern. Wer alle gleich behandelt, verteilt die knappste Ressource, die Zeit erfahrener Kalkulatoren, nach dem Zufallsprinzip. Gute Anfragen warten, während Aufwand in Vorgänge fließt, aus denen kein Auftrag wird.
Nach welchen Kriterien triagieren Sie Anfragen?
Drei Dimensionen haben sich bewährt, weil sie sich in Minuten beurteilen lassen und zusammen ein verlässliches Bild ergeben. Mehr Kriterien wirken gründlicher, machen die Bewertung aber langsam und uneinheitlich.
- Machbarkeit: Können wir liefern, was gefragt ist, in der Menge, Qualität und Zeit?
- Passung: Entspricht die Anfrage unserem Profil, oder ist sie ein Sonderfall mit überdurchschnittlichem Aufwand?
- Gewinnchance: Gibt es eine Beziehung zum Kunden, ein erkennbares Budget und einen klaren Entscheidungsweg?
Aus der Triage folgen drei Handlungen: Aussichtsreiche und machbare Anfragen gehen sofort in die Kalkulation. Anfragen mit Lücken lösen eine gezielte Rückfrage aus, statt liegen zu bleiben. Unpassende Anfragen erhalten eine zügige, freundliche Absage; das schont Kapazität und hält die Tür für die nächste, besser passende Anfrage offen. Ob sich eine größere Ausschreibung lohnt, klärt eine eigene Bid/No-Bid-Entscheidung, wie Bid/No-Bid mit KI-Gap-Analyse zeigt.
Wie hilft KI bei der RFQ-Bearbeitung?
KI übernimmt die Lesearbeit vor der Entscheidung: Sie extrahiert Menge, Termin, Werkstoff und Normen aus Mail, PDF und Zeichnung, markiert fehlende Pflichtangaben, sucht ähnliche Altangebote und schlägt eine Einordnung vor. Der Vertrieb prüft und entscheidet. Die Dokumentenanalyse mit KI beschreibt die Technik dahinter.
Die Wirkung zeigt sich an der Time-to-Quote: Aus rund drei Wochen werden in Angebotsprojekten typischerweise 4 bis 24 Stunden (typischer Vorher/Nachher aus Projekten). Wie sich das auf den überlasteten Vertrieb auswirkt, beschreibt Anfragen bleiben liegen, der Vertrieb ist überlastet.
Wie sieht eine RFQ-Triage in der Praxis aus?
Ein Beispiel aus dem Maschinenbau: Eine Anfrage über 400 Drehteile aus 1.4301 mit Liefertermin in sechs Wochen kommt als Mail mit zwei Zeichnungen. Die KI liest Menge, Werkstoff und Termin aus, stellt fest, dass die Oberflächenangabe fehlt, und findet drei ähnliche Altangebote. Die Vertriebsingenieurin sieht in zwei Minuten: machbar, passend, Kunde mit Auftragshistorie. Sie schickt die Rückfrage zur Oberfläche und gibt die Kalkulation frei. Den vollständigen Ablauf an einem Fall zeigt RFQ-Triage in zehn Minuten.
Was RFQ-Management nicht löst
Eine schnelle Triage macht aus einer schlechten Kalkulation keine gute. Preisstrategie, Deckungsbeiträge und Konfigurationsregeln gehören in Kalkulation und gegebenenfalls in ein CPQ-System; wie beides zusammenspielt, steht in CPQ-Software und KI-Angebotsassistent. Die Kriterien der Triage müssen dokumentiert und für alle gleich sein, sonst hängt die Bewertung am Tagesgefühl einzelner Personen. Und KI-Vorschläge sind nur so gut wie das Angebotsarchiv, auf das sie zugreifen.
Häufige Fragen
Was bedeutet RFQ?
RFQ steht für Request for Quotation, auf Deutsch Angebots- oder Preisanfrage. Ein Kunde fordert damit ein Angebot für eine weitgehend definierte Leistung an; für den Vertrieb ist sie der formale Startpunkt von Kalkulation und Angebot.
Was ist der Unterschied zwischen RFI, RFQ und RFP?
Eine RFI sammelt Informationen über Anbieter, eine RFQ fragt einen Preis für eine definierte Leistung an, eine RFP fordert einen Lösungsvorschlag mit Konzept und Preis. Im technischen Vertrieb enthalten RFQs oft offene Punkte, die eher einer RFP entsprechen.
Nach welchen Kriterien sollten wir Anfragen triagieren?
Bewährt haben sich drei: Machbarkeit, Passung zum eigenen Profil und Gewinnchance. Wenige klare, dokumentierte Kriterien sind schneller und einheitlicher als eine lange Bewertungsliste.
Kann KI die RFQ-Triage allein übernehmen?
KI liest Anfragen aus, erkennt Lücken, findet ähnliche Altangebote und schlägt eine Einordnung vor. Die Entscheidung trifft der Vertrieb, gerade bei Sonderfällen und strategischen Kunden.
Was passiert mit Anfragen, die nicht passen?
Sie erhalten eine zügige, freundliche Absage mit kurzer Begründung. Das schont Kalkulationskapazität und hält die Beziehung für spätere, besser passende Anfragen offen.
Versinken gute Anfragen in Ihrem Posteingang?
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