Qualitätsdokumentation mit KI: was das QM braucht
Im Qualitätswesen ist Dokumentation kein Nebenprodukt, sondern das Produkt. Wer hier ein KI-System einsetzt, muss zuerst klären, was es vorbereiten darf und was ein Mensch unterschreiben muss. Diese Grenze verläuft schärfer als in jedem anderen Bereich.
Sortieren Sie die Qualitätsdokumentation nach Nachweisart statt nach Werkzeug: Prüfanweisungen, Prüfprotokolle, Abweichungsberichte, Ursachenanalysen, Massnahmenverfolgung, Lieferantenbewertung, Schulungsnachweise und Auditvorbereitung haben sehr unterschiedliche Datenlagen. Der größte Hebel liegt in der Ursachenanalyse, weil wiederkehrende Fehler meist schon einmal gelöst wurden und die Lösung nur nicht mehr auffindbar ist. Die verbindliche Grenze: Ein System darf zusammentragen, vergleichen und einen Entwurf mit Quellen vorlegen, aber nicht bewerten und nicht freigeben. Jeder Entwurf trägt Quellen und Status, die Freigabe erfolgt durch eine benannte Person.
Die Frage im QM lautet nicht, ob ein System Text erzeugen kann. Sie lautet, welcher Nachweis im Audit standhält und wer dafür geradesteht. Deshalb lohnt es sich, die Dokumentation nach Nachweisart zu sortieren statt nach Werkzeug.
Acht Nachweisarten und ihre Datenlage
- Prüfanweisungen. Quelle: Zeichnung, Norm, Vorgängerdokument. Gut vorbereitbar, weil die Vorlage streng ist und die Abweichungen benannt werden können.
- Prüfprotokolle. Quelle: Messmittel, MES. Hier zählt Datenanbindung, nicht Sprache. Ein System soll Werte zusammenführen, nicht formulieren.
- Abweichungsberichte. Quelle: Ticket, Schichtbuch, Foto. Der Bericht lässt sich vorbereiten, die Bewertung nicht.
- Ursachenanalysen. Quelle: Historie vergleichbarer Fälle. Der größte Hebel, weil genau hier das Wissen früherer Fälle verloren geht.
- Massnahmenverfolgung. Quelle: Aufgabensystem. Ein System kann Fälligkeiten und Lücken sichtbar machen, ohne zu bewerten.
- Lieferantenbewertung. Quelle: Wareneingang, Reklamationen, Liefertermine. Datenaufgabe, keine Textaufgabe.
- Schulungsnachweise. Quelle: Personalsystem, Teilnahmelisten. Reine Vollständigkeitsprüfung, technisch einfach, im Audit häufig ein Mangel.
- Auditvorbereitung. Quelle: alles davor. Hier zahlt sich ein durchsuchbarer Bestand am deutlichsten aus, siehe Audit vorbereiten mit dem Wissens-Hub.
Die Grenze: vorbereiten ja, freigeben nein
Ein KI-System darf im QM zusammentragen, vergleichen, Lücken benennen und einen Entwurf vorlegen. Es darf nicht bewerten und nicht freigeben. Diese Trennung ist keine Vorsicht, sondern die Voraussetzung dafür, dass der Nachweis einen Verantwortlichen hat.
Praktisch heisst das: Jeder erzeugte Entwurf trägt die Quellen, aus denen er stammt, und einen sichtbaren Status. Erst die Freigabe durch eine benannte Person macht daraus einen Nachweis.
Wo der größte Hebel liegt
In der Ursachenanalyse. Ein wiederkehrender Fehler wurde fast immer schon einmal bearbeitet, nur steht die Lösung in einem Bericht von vor drei Jahren, den niemand mehr findet. Ein durchsuchbarer Bestand aus Berichten, Tickets und Schichtbüchern verkürzt genau diese Suche.
Aus dem Service liegt dazu eine belastbare Größenordnung vor: Lösungszeit je Störung von rund sechs Stunden auf 76 Minuten, gemessen in einem Zwei-Wochen-Pilot, dazu 60 Prozent weniger wiederkehrende Rückfragen. Die Aufgabe im QM ist strukturell dieselbe, auch wenn die Dokumente andere sind.
Was KI im QM nicht löst
Ein falsch dokumentierter Vorgang wird durch Indexierung nicht richtig, er wird schneller gefunden. Was nie aufgeschrieben wurde, kann kein System lesen. Und die Pflicht, Mitarbeitende im Umgang mit KI-Systemen zu schulen, bleibt bestehen; welche Fristen dabei gelten, steht in AI Act Fahrplan.
Ausserdem ersetzt kein System die Entscheidung, welche Bestände überhaupt angebunden werden. Diese Entscheidung trifft das Haus, und sie gehört ins Protokoll.
Womit das QM anfängt
Mit einer Nachweisart, nicht mit dem ganzen Handbuch. Die Auditvorbereitung eignet sich gut, weil der Aufwand bekannt ist und jährlich wiederkehrt. Erheben Sie die Vorher-Zahl an der letzten Vorbereitung: Personentage, aufgeteilt nach Suchen, Zusammenstellen und Prüfen. Diese Aufteilung zeigt sofort, welcher Teil überhaupt adressierbar ist.
Häufige Fragen
Darf ein KI-System Prüfprotokolle selbst ausfüllen?
Werte zusammenführen ja, bewerten nein. Ein Protokoll, dessen Beurteilung aus einem Modell stammt, hat im Audit keinen Verantwortlichen. Der Entwurf trägt die Quellen, die Freigabe trägt einen Namen.
Wie gehen wir mit handschriftlichen Altbeständen um?
Über Texterkennung, und sie lohnt sich gerade dort. Die schwierigen Dokumente sind die wertvollen, weil der handschriftlich ausgefüllte Bericht oft genau die Beobachtung enthält, die heute fehlt.
Was ist mit Nachweispflichten aus dem AI Act?
Sie kommen hinzu, sie ersetzen nichts. Jede Person, die mit dem System arbeitet, braucht einen Schulungsnachweis mit Inhalten, Dauer und Arbeitsprobe. Der Fahrplan dazu steht in AI Act Fahrplan Mittelstand.
Was kostet die Dokumentenarbeit?
Der Rechner setzt Dokumentenzahl, Bearbeitungszeit und Stundensatz in eine Jahreszahl um, als Ausgangsbasis für den ersten Fall.
Dokumentenverarbeitung berechnen →Solche Ablaeufe automatisieren wir im Auftrag: KI-Prozessautomatisierung, vom priorisierten Prozess bis zum Pilot mit Vorher-Nachher-Zahl.
Ein Problemfeld, mehrere Blickwinkel, alle enden in derselben Rechnung: dem Dokumenten-Rechner.
