Qualitaetsdokumentation mit KI: was das QM braucht
Im Qualitaetswesen ist Dokumentation kein Nebenprodukt, sondern das Produkt. Wer hier ein KI-System einsetzt, muss zuerst klaeren, was es vorbereiten darf und was ein Mensch unterschreiben muss. Diese Grenze verlaeuft schaerfer als in jedem anderen Bereich.
Sortieren Sie die Qualitaetsdokumentation nach Nachweisart statt nach Werkzeug: Pruefanweisungen, Pruefprotokolle, Abweichungsberichte, Ursachenanalysen, Massnahmenverfolgung, Lieferantenbewertung, Schulungsnachweise und Auditvorbereitung haben sehr unterschiedliche Datenlagen. Der groesste Hebel liegt in der Ursachenanalyse, weil wiederkehrende Fehler meist schon einmal geloest wurden und die Loesung nur nicht mehr auffindbar ist. Die verbindliche Grenze: Ein System darf zusammentragen, vergleichen und einen Entwurf mit Quellen vorlegen, aber nicht bewerten und nicht freigeben. Jeder Entwurf traegt Quellen und Status, die Freigabe erfolgt durch eine benannte Person.
Die Frage im QM lautet nicht, ob ein System Text erzeugen kann. Sie lautet, welcher Nachweis im Audit standhaelt und wer dafuer geradesteht. Deshalb lohnt es sich, die Dokumentation nach Nachweisart zu sortieren statt nach Werkzeug.
Acht Nachweisarten und ihre Datenlage
- Pruefanweisungen. Quelle: Zeichnung, Norm, Vorgaengerdokument. Gut vorbereitbar, weil die Vorlage streng ist und die Abweichungen benannt werden koennen.
- Pruefprotokolle. Quelle: Messmittel, MES. Hier zaehlt Datenanbindung, nicht Sprache. Ein System soll Werte zusammenfuehren, nicht formulieren.
- Abweichungsberichte. Quelle: Ticket, Schichtbuch, Foto. Der Bericht laesst sich vorbereiten, die Bewertung nicht.
- Ursachenanalysen. Quelle: Historie vergleichbarer Faelle. Der groesste Hebel, weil genau hier das Wissen frueherer Faelle verloren geht.
- Massnahmenverfolgung. Quelle: Aufgabensystem. Ein System kann Faelligkeiten und Luecken sichtbar machen, ohne zu bewerten.
- Lieferantenbewertung. Quelle: Wareneingang, Reklamationen, Liefertermine. Datenaufgabe, keine Textaufgabe.
- Schulungsnachweise. Quelle: Personalsystem, Teilnahmelisten. Reine Vollstaendigkeitspruefung, technisch einfach, im Audit haeufig ein Mangel.
- Auditvorbereitung. Quelle: alles davor. Hier zahlt sich ein durchsuchbarer Bestand am deutlichsten aus, siehe Audit vorbereiten mit dem Wissens-Hub.
Die Grenze: vorbereiten ja, freigeben nein
Ein KI-System darf im QM zusammentragen, vergleichen, Luecken benennen und einen Entwurf vorlegen. Es darf nicht bewerten und nicht freigeben. Diese Trennung ist keine Vorsicht, sondern die Voraussetzung dafuer, dass der Nachweis einen Verantwortlichen hat.
Praktisch heisst das: Jeder erzeugte Entwurf traegt die Quellen, aus denen er stammt, und einen sichtbaren Status. Erst die Freigabe durch eine benannte Person macht daraus einen Nachweis.
Wo der groesste Hebel liegt
In der Ursachenanalyse. Ein wiederkehrender Fehler wurde fast immer schon einmal bearbeitet, nur steht die Loesung in einem Bericht von vor drei Jahren, den niemand mehr findet. Ein durchsuchbarer Bestand aus Berichten, Tickets und Schichtbuechern verkuerzt genau diese Suche.
Aus dem Service liegt dazu eine belastbare Groessenordnung vor: Loesungszeit je Stoerung von rund sechs Stunden auf 76 Minuten, gemessen in einem Zwei-Wochen-Pilot, dazu 60 Prozent weniger wiederkehrende Rueckfragen. Die Aufgabe im QM ist strukturell dieselbe, auch wenn die Dokumente andere sind.
Was KI im QM nicht loest
Ein falsch dokumentierter Vorgang wird durch Indexierung nicht richtig, er wird schneller gefunden. Was nie aufgeschrieben wurde, kann kein System lesen. Und die Pflicht, Mitarbeitende im Umgang mit KI-Systemen zu schulen, bleibt bestehen; welche Fristen dabei gelten, steht in AI Act Fahrplan.
Ausserdem ersetzt kein System die Entscheidung, welche Bestaende ueberhaupt angebunden werden. Diese Entscheidung trifft das Haus, und sie gehoert ins Protokoll.
Womit das QM anfaengt
Mit einer Nachweisart, nicht mit dem ganzen Handbuch. Die Auditvorbereitung eignet sich gut, weil der Aufwand bekannt ist und jaehrlich wiederkehrt. Erheben Sie die Vorher-Zahl an der letzten Vorbereitung: Personentage, aufgeteilt nach Suchen, Zusammenstellen und Pruefen. Diese Aufteilung zeigt sofort, welcher Teil ueberhaupt adressierbar ist.
Häufige Fragen
Darf ein KI-System Pruefprotokolle selbst ausfuellen?
Werte zusammenfuehren ja, bewerten nein. Ein Protokoll, dessen Beurteilung aus einem Modell stammt, hat im Audit keinen Verantwortlichen. Der Entwurf traegt die Quellen, die Freigabe traegt einen Namen.
Wie gehen wir mit handschriftlichen Altbestaenden um?
Ueber Texterkennung, und sie lohnt sich gerade dort. Die schwierigen Dokumente sind die wertvollen, weil der handschriftlich ausgefuellte Bericht oft genau die Beobachtung enthaelt, die heute fehlt.
Was ist mit Nachweispflichten aus dem AI Act?
Sie kommen hinzu, sie ersetzen nichts. Jede Person, die mit dem System arbeitet, braucht einen Schulungsnachweis mit Inhalten, Dauer und Arbeitsprobe. Der Fahrplan dazu steht in AI Act Fahrplan Mittelstand.
Was kostet die Dokumentenarbeit?
Der Rechner setzt Dokumentenzahl, Bearbeitungszeit und Stundensatz in eine Jahreszahl um, als Ausgangsbasis fuer den ersten Fall.
Dokumentenverarbeitung berechnen →Solche Ablaeufe automatisieren wir im Auftrag: KI-Prozessautomatisierung, vom priorisierten Prozess bis zum Pilot mit Vorher-Nachher-Zahl.
Ein Problemfeld, mehrere Blickwinkel, alle enden in derselben Rechnung: dem Dokumenten-Rechner.
