KI-Software für den Mittelstand auswählen: die 10-Punkte-Checkliste
Softwareauswahl im Mittelstand scheitert selten an zu wenig Optionen, sondern an fehlenden Kriterien: Nach dem fünften Demo-Termin sehen alle Tools gleich aus. Diese zehn Punkte machen den Unterschied sichtbar, bevor Sie Budget binden.
Zehn Kriterien machen die Unterschiede zwischen Anbietern sichtbar: Quellenpflicht, Systemanschluss ohne Migration, gespiegelte Berechtigungen, EU-Hosting mit AVV nach Art. 28, kein Training fremder Modelle, Pilot mit Abnahmekriterium, Betriebsaufwand, planbares Preismodell, gemessene Referenzzahlen und geregelter Exit. Lassen Sie diese Punkte vor dem Termin schriftlich beantworten, dann zwei Anbieter in den Pilot. So fällt die Entscheidung in zwei bis vier Wochen statt zwei Quartalen.
Die Checkliste
- 1. Quellenpflicht: Belegt jede Antwort ihre Herkunft?
- 2. Systemanschluss: Liest die Software SAP/SharePoint/E-Mail, wo sie liegen, oder verlangt sie Migration?
- 3. Berechtigungen: Werden vorhandene Zugriffsrechte gespiegelt?
- 4. Hosting: EU/Deutschland, AVV nach Art. 28, benannte Sub-Prozessoren?
- 5. Kein Training fremder Modelle mit Ihren Daten?
- 6. Pilot: Zwei Wochen auf echten Daten möglich, mit Abnahmekriterium?
- 7. Betrieb: Wer pflegt Quellen und Qualität, mit wie viel Aufwand?
- 8. Preismodell: planbar, mit Staffeln statt offener Nutzungsexplosion?
- 9. Referenzen: gemessene Vorher-Nachher-Zahlen statt Logos?
- 10. Exit: Was passiert bei Kündigung mit Daten und Indizes?
So setzen Sie die Liste ein
Schicken Sie die zehn Punkte vor dem Termin an den Anbieter und lassen Sie schriftlich antworten. Die Demos danach dauern halb so lang, und die Unterschiede stehen schwarz auf weiß. Zwei Anbieter in den Pilot, einer gewinnt an der Zahl.
Häufige Fragen
Wie lange sollte eine KI-Softwareauswahl im Mittelstand dauern?
Mit klaren Kriterien: zwei bis vier Wochen bis zur Pilot-Entscheidung, zwei Pilotwochen, dann der Zuschlag. Alles darüber ist meist Kriterienlosigkeit, nicht Sorgfalt.
Sollten wir einen RFP schreiben?
Für Mittelstands-Budgets reicht die 10-Punkte-Liste plus Pilot. Ein formaler RFP lohnt erst bei konzernartigen Rollouts.
Die Checkliste im Ernstfall testen?
Schicken Sie uns die zehn Punkte, wir beantworten sie schriftlich vor jedem Termin.
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