Ausschreibungen automatisch auf Machbarkeit prüfen: Wie KI Anforderungen mit Ihrem Leistungskatalog abgleicht

Der Engpass liegt nicht im Vertrieb, sondern im Lesen

Bei einem Anlagenbauer aus dem Bergischen Land landen im Schnitt zwölf Ausschreibungen pro Monat auf dem Tisch, jede zwischen 40 und 150 Seiten stark. Der zuständige Vertriebsingenieur liest sie parallel zum Tagesgeschäft, meistens abends oder zwischen zwei Terminen. Das Ergebnis: Ausschreibungen mit enger Frist werden zuerst gelesen, unabhängig davon, ob sie überhaupt zum Portfolio passen, während vielversprechende Anfragen mit längerer Frist liegen bleiben, bis es fast zu spät ist.

Das eigentliche Problem ist nicht die Entscheidung selbst, sondern der Aufwand, der nötig ist, um sie zu treffen. Ein Lastenheft enthält oft zwischen 80 und 300 Einzelanforderungen, verteilt über technische Spezifikationen, Formalkriterien, Referenzen und Nachweise. Jede davon muss gegen das eigene Leistungsspektrum geprüft werden, bevor eine seriöse Aussage zur Machbarkeit möglich ist.

Was die Dokumentenanalyse technisch tut

Der Angebots-Assistent liest die eingereichten Dokumente einer Ausschreibung, also Lastenheft, Leistungsverzeichnis und oft auch Anlagen wie Zeichnungen oder Normverweise, und extrahiert daraus einzelne Anforderungen als strukturierte Datensätze. Aus einem Fließtextabsatz wie „Der Auftragnehmer hat die Einhaltung der DIN EN ISO 9001 durch aktuelles Zertifikat nachzuweisen“ wird ein prüfbarer Punkt mit Kategorie, Pflichtstatus und Nachweisart.

Diese Extraktion ist der eigentliche Kern der Machbarkeitsprüfung, denn erst wenn Anforderungen einzeln und vergleichbar vorliegen, lässt sich ein automatischer Abgleich gegen den eigenen Leistungskatalog durchführen. Ohne diesen Zwischenschritt bleibt jede Prüfung an Fließtext hängen, den ein System nicht zuverlässig vergleichen kann.

Der Abgleich: Anforderung für Anforderung gegen den Leistungskatalog

Sobald die Anforderungen strukturiert vorliegen, vergleicht das System sie mit dem hinterlegten Leistungskatalog des Unternehmens, also mit Maschinenparks, Zertifizierungen, Kapazitäten und bereits erbrachten Referenzleistungen. Für jede Anforderung entsteht eine von drei Bewertungen, die sich in der Praxis bewährt haben.

• Erfüllt: Die Anforderung deckt sich direkt mit einer vorhandenen Leistung oder Zertifizierung
• Teilweise erfüllt: Die Leistung existiert, weicht aber in Umfang, Toleranz oder Kapazität ab
• Nicht erfüllt: Keine passende Leistung im Katalog hinterlegt, potenzieller Ausschlussgrund
• Unklar: Die Anforderung ist im Dokument zu vage formuliert für eine automatische Bewertung
• Kompensierbar: Lücke, die über einen Nachunternehmer oder Partner realistisch schließbar wäre

Was am Ende auf dem Tisch liegt

Das Ergebnis ist kein weiterer PDF-Report, den niemand liest, sondern eine sortierte Liste offener Punkte, priorisiert nach Ausschlussrisiko. Der Vertriebsleiter sieht auf einen Blick, ob es harte Lücken gibt, die eine Angebotsabgabe von vornherein sinnlos machen, oder ob es sich um Kleinigkeiten handelt, die sich in einer Rückfrage an den Auftraggeber klären lassen.

Wo die Grenzen liegen

Die Dokumentenanalyse ersetzt keine fachliche Bewertung, sie beschleunigt sie. Bei mehrdeutigen Formulierungen, branchenspezifischen Sonderregelungen oder handschriftlichen Anlagen bleibt eine menschliche Prüfung notwendig, und das ist auch richtig so. Der Wert liegt darin, dass diese menschliche Prüfung sich auf die zehn wirklich strittigen Punkte konzentriert, statt auf alle 200.

Wie genau sich diese Lücken anschließend in eine belastbare Bid-or-No-Bid-Entscheidung überführen lassen, zeigt der Beitrag zur KI-gestützten Gap-Analyse.

Vom Piloten zum festen Bestandteil des Bid-Prozesses

In der Einführung lohnt es sich, mit einer klar abgegrenzten Dokumentenart zu starten, etwa nur mit Lastenheften eines bestimmten Anlagentyps, und den Leistungskatalog erst danach schrittweise zu erweitern. Wie sich Anforderungen aus Lastenheften strukturiert und vollständig auslesen lassen, beschreibt der Beitrag zur automatischen Lastenheft-Extraktion im Detail.

Nach wenigen Wochen zeigt sich meist ein klares Muster: Die Zahl der abgegebenen Angebote sinkt leicht, die Trefferquote steigt spürbar, weil aussichtslose Ausschreibungen gar nicht erst bearbeitet werden.