An die Vertriebsleitung, deren Angebot drei Tage zu spät kam.

Die Anfrage kam Montag rein. Eigentlich ein Standardfall: ähnliche Maschine, ähnliche Stückliste, das gab es alles schon mal. Aber das Wissen liegt in 3.000 Altangeboten, und die durchsucht niemand freiwillig. Also wird neu kalkuliert, nachgefragt, geschätzt. Donnerstag ging das Angebot raus. Der Zuschlag ging Mittwoch woandershin.

Mit KI wird das Archiv zur Waffe: Altangebote, Stücklisten und Preise werden in einem Zug recherchiert, Positionen vorbefüllt, mit Marge und Quelle. Aus Tagen werden Stunden, und die Kalkulation ist belastbarer als jede Hektik-Schätzung.

Der Vertrieb verkauft wieder, statt zu suchen. Etwa 250 Stunden im Jahr kommen zurück, und die Marge bleibt, wo sie hingehört.

Die Kennzahl, um die es geht, heißt Time-to-Quote. Im Angebots-Case, den wir auf /angebots-check offenlegen, ist sie von rund drei Wochen auf 4 bis 24 Stunden gefallen, ausgewiesen als Vorher-Nachher der Landingpage. Ob Ihr Haus heute bei drei Wochen liegt, weiß niemand außer Ihnen. Deshalb beginnt jedes Projekt damit, dass wir die Anfragen Ihres letzten Quartals durchzählen.

Der größte Posten in dieser Zeit ist nicht das Rechnen, sondern das Suchen. Branchentypisch verschwinden rund 80 Prozent des Aufwands pro Anfrage in der Recherche: Welche Maschine war das damals, welcher Preis stand drin, welcher Lieferant hat geliefert. Genau dieser Teil lässt sich an ein System abgeben, das die 3.000 Altangebote in einem Zug liest und zu jeder Position die Fundstelle mitliefert.

Zwei weitere Effekte sind branchentypisch und keine Zusage: 5 bis 15 Prozent höhere Marge, weil vorbefüllte Positionen seltener zu tief geschätzt werden, und bis zu dreimal so viele Angebote mit demselben Team. Der zweite Wert ist im Zweifel der interessantere, denn Ihr Engpass ist selten der Markt, sondern die Zahl der Anfragen, die Ihre Leute bearbeiten können.

Im Alltag sieht das dann so aus. Montag, 9:30, die Anfrage liegt im Postfach. Der Kalkulator öffnet sie, daneben stehen vier vergleichbare Altangebote mit Datum, Kunde, Preis und erzielter Marge, dazu die Positionen, die sich übernehmen lassen. Er prüft, streicht zwei Positionen, korrigiert eine dritte und schickt das Angebot am Dienstagmorgen raus.

Tage → Stdbis zum Angebot · ~250 Stunden pro Jahr zurück

Schnelligkeit ist im Angebotsgeschäft keine Tugend. Sie ist der Auftrag.

Was konkret passiert

Kein Workshop, sondern ein Beweis an Ihren eigenen Anfragen. Der Weg von der ersten Zählung bis zur belastbaren Time-to-Quote.

Wir zählen Ihren Ist-Zustand

Wie viele Anfragen kamen im letzten Quartal, wie viele wurden zu Angeboten, wie lange lagen sie. Diese Zahl ist der Maßstab, alles Spätere misst sich an ihr.

Das Archiv wird lesbar

Altangebote, Stücklisten und Preislisten kommen in einen abgegrenzten Datenraum. Es wird nichts migriert und nichts umbenannt, die Dateien bleiben dort, wo Ihre Leute sie gewohnt sind.

Zwei Wochen Pilot an echten Anfragen

Ihre Kalkulatoren arbeiten mit dem Assistenten an laufenden Fällen. Jede vorbefüllte Position trägt Marge und Quelle, damit sie im Zweifel widerlegbar bleibt.

Die Auswertung entscheidet

Am Ende steht die Zeit bis zum Angebot vorher gegen nachher, an denselben Fällen. Erst wenn diese Zahl steht, sprechen wir über CRM, ERP und Rollout.

Was das nicht löst

Der Preis bleibt Ihre Entscheidung. Ein Assistent, der aus alten Angeboten lernt, lernt auch Ihre alten Fehler, und eine Marge, die drei Jahre lang zu niedrig angesetzt war, wird dadurch nicht besser. Deshalb steht neben jeder vorbefüllten Position die Quelle, damit jemand widersprechen kann.

Und die technische Klärung nimmt Ihnen niemand ab. Bei einer Sonderkonstruktion, die es so noch nie gab, findet das Archiv nichts, weil nichts da ist. Solche Anfragen bleiben Ingenieursarbeit, sie werden nur nicht mehr von den Standardfällen verdeckt, die daneben liegen.

VIER FRAGEN

Die vier Fragen, die im Vertriebsmeeting kommen

Was kostet das?

Der Pilot läuft zum Festpreis, der vor dem Start feststeht und Setup, Anbindung des Archivs und Auswertung enthält. Die Summe nennen wir, sobald klar ist, wie viele Altangebote und welche Systeme angebunden werden. Für den Betrieb danach zahlen Sie nach Nutzern.

Wie lange dauert der Pilot?

Zwei Wochen an laufenden Anfragen. Bei TROESTER hat ein Setup dieser Größenordnung, über vier Standorte und mehr als 15 Jahre Historie, genau diese Zeit gebraucht, dokumentiert in einer realen Machbarkeitsanalyse. Ihr Aufwand sind Zugänge und zwei Termine.

Was passiert mit unseren Daten?

Preise und Margen sind das Empfindlichste, was Sie haben, deshalb liegen sie auf EU-Servern und auf Wunsch bei Ihnen im Haus. Die Berechtigungen stammen aus Ihren Systemen: Wer eine Kalkulation heute nicht öffnen darf, bekommt sie auch über den Assistenten nicht.

Und wenn es nicht funktioniert?

Dann sehen Sie das an derselben Kennzahl, mit der wir gestartet sind, und können nach zwei Wochen abbrechen. Meist liegt es an einem Archiv, das zu dünn oder zu unstrukturiert ist, und auch das ist eine verwertbare Erkenntnis.